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Filmabend organisieren: So klappt die Vorbereitung

Ein Filmabend wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge. Zuerst wählst du den Film und prüfst die Aufführungsrechte, danach sicherst du Raum, Technik und Anmeldungen. Plane ausreichend Zeit für einen vollständigen Test von Bild und Ton ein – nicht erst, wenn die ersten Gäste eintreffen. Auch Snacks, Ernährungswünsche, Sitzplätze und die Reinigung gehören in den Ablauf. Mit dem fertigen Plan behältst du alle 46 Aufgaben und 32 benötigten Dinge im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Filmauswahl treffen

    2 Personen

  • 2

    Aufführungsrechte überprüfen

  • 3

    Location reservieren

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Anmeldungen bestätigen

  • 8

    Programm veröffentlichen

  • 9

    Technische Geräte reservieren

  • 10

    Filmdatei prüfen

  • 11

    Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • 12

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 13

    Equipment abholen

    2 Personen

  • 14

    Snacks prüfen

    2 Personen

  • 15

    Kinosaal reinigen

    3 Personen

  • 16

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 17

    Tische aufstellen

    2 Personen

  • 18

    Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • 19

    Projektor anschließen

    2 Personen

  • 20

    Ton anschließen

    2 Personen

  • 21

    Technik testen

    2 Personen

  • 22

    Beleuchtung einrichten

  • 23

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 24

    Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • 25

    Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • 26

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 27

    Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • 28

    Türen öffnen

    2 Personen

  • 29

    Besucher empfangen

    2 Personen

  • 30

    Getränke servieren

    2 Personen

  • 31

    Film ankündigen

  • 32

    Film starten

  • 33

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 34

    Snacks auffüllen

    2 Personen

  • 35

    Pause betreuen

    2 Personen

  • 36

    Film fertigstellen

  • 37

    Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 38

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 39

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 40

    Geräte ausschalten

    2 Personen

  • 41

    Geräte einpacken

    2 Personen

  • 42

    Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • 43

    Saal reinigen

    3 Personen

  • 44

    Dekoration entfernen

    2 Personen

  • 45

    Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • 46

    Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • TischdeckeAnz. 8
  • Registrierungstisch

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • Fernbedienung

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • Filmleinwand-DekorationAnz. 2
  • FilmplakateAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 3

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischset
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Aufführungsrechte direkt nach der Filmauswahl. Warte damit nicht bis zur Veröffentlichung des Programms, denn eine fehlende Genehmigung kann die gesamte Planung stoppen.
  • Teste Filmdatei, Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Adapter mindestens einen Tag vorher gemeinsam. So findest du inkompatible Anschlüsse oder fehlenden Ton noch rechtzeitig.
  • Plane für Aufbau und Techniktest einen festen Zeitblock von mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Bild und Ton sollten mit genau der Datei und den Kabeln geprüft werden, die später verwendet werden.
  • Frage Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung ab und bestätige die Anmeldungen anschließend gesammelt. Stelle Getränke und Snacks erst nach dieser Rückmeldung endgültig zusammen, damit Sonderwünsche nicht untergehen.
  • Bereite Wegweiser, Taschenlampen und LED-Tischlampen vor, bevor der Saal dunkel wird. Ein Registrierungstisch am Eingang und gut sichtbare Hinweise verhindern Rückfragen und Unruhe während des Films.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmabend organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Filmauswahl, Aufführungsrechten und der Reservierung des Veranstaltungsorts. Einladungen und Anmeldungen können danach mit einem klaren Ablauf verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Stühle, Tische, Leinwand, Beamer, Ton, Beleuchtung und Snacks ein. Der Techniktest sollte davon mindestens 30 Minuten einnehmen und vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wann sollte man die Technik für einen Filmabend testen?
Prüfe Filmdatei und Anschlüsse mindestens einen Tag vor der Veranstaltung und wiederhole den vollständigen Test am Veranstaltungstag. So bleibt bei einem defekten Kabel oder Adapter noch Zeit für Ersatz.
Wie viele Snacks und Getränke braucht man für einen Filmabend?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser unabhängig davon. Bei Snacks solltest du pro Person mindestens eine kleine Portion einplanen und Ernährungswünsche aus den Anmeldungen berücksichtigen.

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