Zo organiseer je een filmavond zonder verrassingen

Begin met de film, datum en locatie; pas daarna kun je capaciteit, uitnodigingen en catering goed bepalen. Controleer meteen of je de film openbaar mag vertonen en test het afspelen op de laptop, projector en speakers. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: zaal opbouwen, beeld en geluid volledig testen, verduisteren en pas daarna hapjes en dranken klaarzetten. Met deze aanpak voorkom je dat techniek, dieetwensen of de ontvangst op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Filmrechten controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma bevestigen
8
Bezoekerslijst afdrukken
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Film downloaden en testen
2 personen
11
Apparatuur verzamelen
2 personen
12
Locatie openen
2 personen
13
Zaal controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
15
Projectiescherm opbouwen
2 personen
16
Projector aansluiten
2 personen
17
Geluid aansluiten
2 personen
18
Film volledig testen
2 personen
19
Zaal verduisteren
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
3 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Aanmeldingen afvinken
2 personen
27
Dranken serveren
2 personen
28
Filmavond openen
29
Film starten
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Pauze aankondigen
33
Pauzesnacks serveren
2 personen
34
Film hervatten
35
Einde aankondigen
36
Bezoekers uitlaten
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Apparatuur afbouwen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Toiletten controleren
43
Voorraad inpakken
2 personen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Garderoberek

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Audiokabelaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbedieningaantal 2

Verlichting

Schemerlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk één dag vooraf en speel de film volledig af. Controleer daarbij niet alleen het beeld, maar ook het geluid, de HDMI-kabel, audiokabel, verlengkabels en stekkerdozen.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de boodschappenlijst bijvoorbeeld 3 dagen voor de filmavond. Zet hapjes op serveerschalen en gebruik aparte serveertangen voor verschillende gerechten.
Reserveer tijd voor de zaalopbouw: stoelen en tafels plaatsen, het projectiescherm opbouwen, de projector aansluiten en de ruimte verduisteren. Houd schemerlampen achter de hand zodat de ingang en looproutes veilig blijven.
Richt de ingang vóór opening in met de bezoekerslijst, bewegwijzering en een garderoberek. Laat minstens 30 minuten tussen het openen van de locatie en de ontvangst, zodat je nog kabels, stoelen of dranken kunt verplaatsen.
Zet koffie, thee en koude dranken pas klaar nadat de filmtechniek werkt. Koel dranken vooraf in koelboxen en vul ijsblokbakken op tijd; zo voorkom je dat het buffet de laatste controle van beeld en geluid verdringt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Leg film, datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de avond de aanmeldingen, dieetwensen en bezoekerslijst kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur op locatie voor zaalindeling, scherm, projector, geluid, verduistering en catering. Plan daarnaast minstens 30 minuten vóór binnenkomst voor de eindcontrole en het klaarzetten van de ingang.
Moet ik filmrechten regelen voor een filmavond?: Ja, controleer de filmrechten voordat je de film definitief aankondigt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Een privévertoning en een vertoning voor een groep hebben niet altijd dezelfde voorwaarden.
Wanneer moet ik de film testen met de projector?: Test de film volledig uiterlijk 1 dag vooraf met dezelfde laptop, projector, HDMI-kabel en speakers die je op de avond gebruikt. Doe op locatie nog een korte controle na het aansluiten, vóór bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.