Filmabend organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Bei einem Filmabend entscheidet nicht nur der Film über den Ablauf. Kläre zuerst Termin, Raum und Vorführrechte, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Verpflegung und ein genauer Techniktest. Am Veranstaltungstag brauchst du vor dem Einlass genügend Zeit für Bestuhlung, Verdunkelung, Bild und Ton. So fallen typische Probleme auf, bevor die ersten Gäste im Saal sitzen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Film und Datum festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Filmrechte prüfen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm bestätigen
8
Besucherliste ausdrucken
9
Einkaufen gehen
2 Personen
10
Film herunterladen und testen
2 Personen
11
Ausrüstung sammeln
2 Personen
12
Location öffnen
2 Personen
13
Saal kontrollieren
2 Personen
14
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
15
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
16
Projektor anschließen
2 Personen
17
Ton anschließen
2 Personen
18
Den Film vollständig testen
2 Personen
19
Saal verdunkeln
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks bereitstellen
3 Personen
23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
24
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen

Event

25
Besucher empfangen
3 Personen
26
Anmeldungen abhaken
2 Personen
27
Getränke servieren
2 Personen
28
Filmabend eröffnen
29
Film starten
30
Getränke nachfüllen
2 Personen
31
Snacks auffüllen
2 Personen
32
Pause ankündigen
33
Pausensnacks servieren
2 Personen
34
Film fortsetzen
35
Ende ankündigen
36
Besucher hinausbegleiten
2 Personen

Nachbereitung

37
Abfall sammeln
3 Personen
38
Geschirr abwaschen
2 Personen
39
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
40
Ausrüstung abbauen
2 Personen
41
Saal reinigen
3 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Vorrat einpacken
2 Personen
44
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 55
TischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 2
Garderobenständer

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
LautsprecherAnz. 2
AudiokabelAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FernbedienungAnz. 2

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 70
TellerAnz. 60
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
HinweispfeileAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
Wischset
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Film, Datum und Location und prüfe die Vorführrechte, bevor du Einladungen versendest. Plane für Rückmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage ein.
Teste den Film vollständig, nicht nur den Anfang: Lade ihn rechtzeitig herunter und prüfe Laptop, Projektor, HDMI- und Audiokabel sowie Lautsprecher gemeinsam.
Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. In dieser Zeit stellst du Stühle und Tische auf, baust Leinwand und Technik auf und kontrollierst die Verdunkelung.
Richte Getränke und Snacks erst nach dem Techniktest her. Kühlboxen, Eiswürfel und wiederverwendbare Becher sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.
Plane den Eingangsbereich mit Besucherliste, Garderobe und Hinweispfeilen. Eine ausgedruckte Liste und eine sichtbare Garderobe verhindern Verzögerungen beim Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmabend organisieren?: Starte idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Raum, Filmrechte und Einladungen brauchen meist mehr Vorlauf als Snacks und Dekoration.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?: Rechne mit mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Für Projektor, Ton, Verdunkelung und einen vollständigen Test solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einplanen.
Wann sollte man den Film testen?: Teste den Film spätestens am Vortag vollständig und wiederhole den Bild- und Tontest am Veranstaltungstag. So bemerkst du auch Probleme mit Download, Kabeln oder Lautsprechern rechtzeitig.
Wie viele Getränke braucht man für einen Filmabend?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich zu Kaffee, Tee und gekühlten Getränken bereit.

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