LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmavond organiseren: checklist van planning tot aftiteling

Een filmavond staat of valt met drie dingen: een bevestigde film, werkende techniek en genoeg tijd voor de opbouw. Leg eerst datum, locatie en filmrechten vast en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve bezoekersaantal. Reserveer projector, scherm, mediaspeler en geluidsapparatuur niet pas op de dag zelf. Test beeld en geluid vooraf op dezelfde plek en richt de snacktafel pas in nadat tafels, stoelen en kabels goed staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Film en datum vastleggen

  • Locatie reserveren

  • Filmrechten controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekersaantal bevestigen

  • Apparatuur reserveren

  • Boodschappenlijst maken

  • Techniek vooraf testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Snacks en hapjes controleren

    2 personen

  • Locatiesleutels ophalen

  • Ruimte controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Projectiescherm opstellen

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Filmbeeld en geluid testen

    2 personen

  • Verlichting instellen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Snacktafel inrichten

    3 personen

  • Dranken klaarzetten

    2 personen

  • Servies en bekers klaarzetten

    2 personen

  • Entree en garderobe inrichten

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Teambriefing houden

    4 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Film aankondigen

  • Film starten

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Snacks bijvullen

    2 personen

  • Techniek tijdens film bewaken

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Sleutels terugbrengen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 45
  • Tafelsaantal 6
  • Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

  • Projector
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Audiomixer
  • Mediaspeler
  • HDMI-kabelsaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Batterijenaantal 12

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6
  • LED-lampenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 60
  • Bordenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50
  • Serveerschalenaantal 10
  • Serveerlepelsaantal 10

Keuken

  • Koelboxenaantal 3
  • Karaffenaantal 6
  • Kurkentrekkersaantal 2
  • Flesopenersaantal 2
  • Snijplankenaantal 2
  • Keukenmessenaantal 2
  • Opslagbakkenaantal 6

Decoratie

  • Filmdoekdecoratieaantal 2
  • Tafelkledenaantal 6
  • Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezem en blikaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische test minimaal 24 uur vooraf. Sluit projector, projectiescherm, mediaspeler, audiomixer en luidsprekers aan en controleer zowel het filmbeeld als het geluid.
  • Bevestig het bezoekersaantal uiterlijk 3 dagen voor de filmavond. Gebruik dat aantal voor snacks, drank, bekers, borden en de stoelopstelling.
  • Controleer filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Bewaar de bevestiging bij de planning, zodat er op de avond zelf geen onduidelijkheid ontstaat over de vertoning.
  • Reserveer bij de locatie minimaal 1 uur voor opbouw. In die tijd plaats je tafels en stoelen, haal je sleutels op, stel je het scherm op en werk je verlichting en decoratie af.
  • Leg kabels en stroomvoorziening eerst vast voordat je de snacktafel inricht. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels zonder looppaden te blokkeren en houd batterijen als reserve bij de apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie, film en filmrechten. Verstuur de uitnodigingen daarna en vraag dieetwensen direct uit, zodat je 3 dagen voor de avond het bezoekersaantal kunt bevestigen.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmavond testen?
Test projector, scherm, mediaspeler en geluid minimaal 24 uur vooraf. Doe op de locatie nog een korte controle tijdens de opbouw, omdat kabels, aansluitingen en lichtinstellingen daar anders kunnen uitpakken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een filmavond?
Reserveer minimaal 1 uur voor een kleine filmavond en langer als je meerdere tafels, decoratie of extra geluidsapparatuur gebruikt. Zet eerst meubels en techniek neer en richt daarna de snacktafel en drankvoorziening in.
Wanneer moet ik snacks en drinken voor een filmavond regelen?
Maak de boodschappenlijst zodra het bezoekersaantal bekend is en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf. Koel dranken enkele uren voor aanvang en controleer vlak voor de start of snacks, servies en serveerschalen klaarstaan.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!