Filmavond organiseren: checklist en planning

Een filmavond staat of valt met een geteste projector, goed geluid en een duidelijke planning. Leg de film en vertoningsrechten eerst vast, reserveer daarna de ruimte en apparatuur en verwerk de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat je boodschappen en snacks kunt afstemmen op het aantal bezoekers. Op de dag zelf draait alles om een vooraf geïnspecteerde ruimte, een complete test en een ontvangsttafel die klaarstaat voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Filmselectie vastleggen
2 personen
Vertoningsrechten controleren
Ruimte reserveren
Apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Filmbestand controleren
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Ruimte vooraf inspecteren
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Scherm en projector plaatsen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Beeld en geluid testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Snacks klaarzetten
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Bezoekers verwelkomen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Film beëindigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Ruimte afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiemokkenaantal 20
Snackkommenaantal 8
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Audiokabelaantal 2
Verdeeldozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Afstandsbediening
Reservebatterijenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Filmplakkaataantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Tips

Controleer het filmbestand uiterlijk één dag vooraf op de laptop en test beeld, geluid, HDMI-kabel en audiokabel samen. Zo ontdek je problemen met formaat of aansluitingen voordat de bezoekers arriveren.
Plan de ruimte-inspectie vóór het opstellen van tafels, stoelen, scherm en projector. Controleer ook waar verlengkabels en verdeeldozen veilig kunnen liggen, zodat niemand over kabels struikelt.
Sluit de aanmeldingen af voordat je de boodschappenlijst afrondt. Tel per bezoeker de benodigde bekers, borden, besteksets en snacks, en houd rekening met alle verzamelde dieetwensen.
Zet dranken pas na de laatste controle koud in koelboxen en zet snacks daarna klaar in snackkommen en serveerschalen. Zo blijven de drankjes koel zonder dat je tijdens de apparatuurtest alles opnieuw moet verplaatsen.
Richt entree, ontvangsttafel en bewegwijzering vóór de start in en houd tijd over voor opruimen. Reserveer minimaal 30 minuten na afloop voor afval, schoonmaak en het terugbrengen van gehuurde apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Leg de filmkeuze, vertoningsrechten, ruimte en apparatuur bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af.
Wanneer moet ik de projector en het geluid testen voor een filmavond?: Doe een volledige test op de dag zelf, voordat je snacks en drankjes klaarzet. Controleer minimaal 60 minuten voor aanvang beeld, geluid, kabels, stroom en de afstandsbediening.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van de film. Zet daarnaast extra water klaar, zodat niet iedereen alleen frisdrank hoeft te nemen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een filmavond doen?: Rond de boodschappenlijst af zodra de aanmeldingen en dieetwensen definitief zijn. Doe de boodschappen bij voorkeur 1 dag vooraf; zet gekoelde dranken op de dag zelf koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.