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Filmabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein gelungener Filmabend steht und fällt mit zwei Dingen: rechtzeitig geklärten Aufführungsrechten und einem Techniktest vor dem Einlass. Plane zuerst Film, Raum und Ausrüstung, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Aufbau, Bild- und Tontest sowie die Beschilderung. Die vollständige Checkliste führt dich durch alle 43 Aufgaben und erinnert dich an die 30 benötigten Dinge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filmauswahl festlegen

    2 Personen

  • Aufführungsrechte überprüfen

  • Raum reservieren

  • Ausrüstung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Filmdatei prüfen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Raum im Voraus inspizieren

    2 Personen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Leinwand und Projektor aufstellen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Bild und Ton testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Film beenden

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Raum abschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • Empfangstisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • KaffeebecherAnz. 20
  • SnackschalenAnz. 8
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • VerteilboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Fernbedienung
  • ErsatzbatterienAnz. 4

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • Einkäufe

Dekoration

  • FilmplakatAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Tipps

  • Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Einladungen verschickst. So musst du den angekündigten Film nicht kurzfristig ändern.
  • Reserviere Raum und Technik frühzeitig und prüfe bei der Vorbesichtigung Steckdosen, Sitzabstände und die Position von Leinwand und Projektor.
  • Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Filmabend ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestätige den Gästen anschließend ihre Teilnahme.
  • Teste Filmdatei, Bild und Ton vor dem Einlass mit genau dem Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Lautsprechern, die später verwendet werden. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel griffbereit.
  • Stelle Getränke und Snacks erst nach dem Aufbau bereit. So bleiben Kühlboxen, Snackschalen und Servierflächen sauber, während Tische, Stühle und Technik eingerichtet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmabend planen?
Beginne mindestens drei bis vier Wochen vorher mit Filmauswahl, Aufführungsrechten, Raum und Ausrüstung. Verschicke die Einladungen danach und plane den Anmeldeschluss etwa fünf bis sieben Tage vor dem Termin.
Wann sollte man die Technik für einen Filmabend testen?
Führe einen vollständigen Bild- und Tontest am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei auch Filmdatei, Kabel, Lautsprecher, Fernbedienung und Ersatzbatterien.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?
Plane für Raum, Bestuhlung, Leinwand, Projektor, Ton, Empfangstisch und Beschilderung mindestens 90 Minuten ein. Bei unbekannter Technik oder einem neuen Raum sind zwei Stunden sicherer.
Wann sollte man Getränke und Snacks bereitstellen?
Stelle gekühlte Getränke und Snacks etwa 15 bis 30 Minuten vor dem Einlass bereit. Sortiere die Einkäufe vorher und halte Geschirr, Servierlöffel und Abfallbehälter direkt am Empfangs- oder Snackbereich bereit.

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