LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmavond organiseren: checklist en planning

Een filmavond staat of valt met twee dingen: een geteste filmopstelling en een soepel ontvangst. Leg eerst film, datum en locatie vast en controleer daarna of je de film mag vertonen. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen voordat je hapjes, drank en zitplaatsen definitief regelt. Test beeld, geluid en ondertiteling uiterlijk een dag vooraf. Op de dag zelf bouw je de ruimte op, plak je snoeren af en zet je hapjes pas klaar nadat de techniek werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Film en datum vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Filmrechten controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Filmbestand testen

    2 personen

  • Techniek reserveren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes inkopen

    2 personen

  • Bioscooplijst afdrukken

  • Naamkaartjes voorbereiden

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte ventileren

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Scherm en projector plaatsen

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Film en ondertiteling testen

    2 personen

  • Verlichting instellen

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Snoeren veilig afplakken

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Dranktafel inrichten

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Kaartjes en programma uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Film aankondigen

  • Film afspelen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes bijvullen

    2 personen

  • Pauzeservice verzorgen

    3 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Techniek inpakken

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 48
  • Tafelsaantal 6
  • Buffettafelaantal 2
  • Ontvangsttafel
  • Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Audiomixer
  • Laptop
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Afstandsbedieningenaantal 2
  • Reservebatterijenaantal 8

Servies

  • Glazenaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 48
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 48
  • Opscheplepelsaantal 6

Keuken

  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 8
  • Tangenaantal 4
  • Snijplankenaantal 2
  • Messenaantal 4

Decoratie

  • Filmpostersaantal 6
  • Tafeldecoratieaantal 6
  • Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6
  • LED-lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezemsaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Microvezeldoekenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de filmrechten zodra de film en locatie vaststaan. Wacht hiermee niet tot de week van de filmavond, want toestemming of voorwaarden kunnen extra tijd kosten.
  • Test de laptop, HDMI-kabel, beamer, projectiescherm en luidsprekers minimaal 24 uur vooraf met precies het filmbestand en de juiste ondertiteling. Houd reservebatterijen en een alternatief aansluitpunt klaar.
  • Plan de opbouw minstens 90 minuten voor aanvang. Zet eerst stoelen, tafels, scherm en projector neer, sluit daarna het geluid aan en stel pas als laatste de verlichting en decoratie af.
  • Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie, thee en water apart klaar. Gebruik een buffettafel zodat bezoekers niet langs de projector of kabels hoeven te lopen.
  • Maak bij de aanmeldingen een aparte lijst met dieetwensen en bevestig het aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kun je borden, glazen, hapjes en zitplaatsen gericht klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
Leg film, datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de avond.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmavond testen?
Doe een volledige test minimaal 24 uur vooraf en herhaal beeld, geluid en ondertiteling op de locatie tijdens de opbouw. Trek daarvoor minstens 30 minuten uit, zodat je nog kabels of instellingen kunt vervangen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een filmavond?
Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor een avond van 3 uur is dat gemiddeld 4 tot 5 drankjes per gast, naast water, koffie en thee.
Wanneer zet ik hapjes klaar bij een filmavond?
Zet houdbare hapjes 15 tot 30 minuten voor aanvang klaar en gekoelde producten zo laat mogelijk. Laat de techniek eerst volledig werken, zodat je niet tijdens de film nog met tafels, kabels of serveerschalen hoeft te schuiven.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!