LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmavond organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een filmavond staat of valt met meer dan alleen een goede film. Je moet vooraf de vertoningsrechten controleren, de locatie en techniek vastleggen en weten hoeveel mensen komen. Op de dag zelf draait alles om een geteste aansluiting, een opgeruimde zaal en hapjes en drankjes die op tijd klaarstaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je niet vlak voor de start nog een HDMI-adapter, stoel of verlenghaspel hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Filmselectie maken

    2 personen

  • Vertoningsrechten controleren

  • Locatie reserveren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Programma publiceren

  • Technische apparatuur reserveren

  • Filmbestand controleren

  • Boodschappenlijst opstellen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Apparatuur ophalen

    2 personen

  • Hapjes controleren

    2 personen

  • Filmzaal schoonmaken

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Projectiescherm plaatsen

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Verlichting instellen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

Event

  • Deuren openen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    2 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Film aankondigen

  • Film starten

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Pauze begeleiden

    2 personen

  • Film afronden

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur inpakken

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 60
  • Tafelsaantal 8
  • Tafelkleedaantal 8
  • Registratietafel

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • Speakersaantal 2
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlenghaspelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 4
  • HDMI-adapteraantal 2
  • Afstandsbediening

Servies

  • Drinkglazenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Bordenaantal 70
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerkommenaantal 10

Keuken

  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Serveertangenaantal 6
  • Flessenopenersaantal 2

Decoratie

  • Filmdoekdecoratieaantal 2
  • Filmpostersaantal 4
  • Richtingwijzersaantal 6

Verlichting

  • LED-tafellampenaantal 6
  • Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilset
  • Afvalbakkenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de film minimaal 2 weken vooraf op vertoningsrechten en speel het filmbestand volledig af op de laptop die je gebruikt. Zo ontdek je vóór de avond problemen met formaat, ondertiteling of geluid.
  • Plan de techniekstest uiterlijk 2 uur voor aanvang. Sluit beamer, projectiescherm, speakers, HDMI-kabel, adapter en stroomvoorziening aan en test beeld én geluid vanuit de achterste stoel.
  • Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Daarmee kun je het aantal stoelen, glazen, borden en porties hapjes gericht klaarzetten in plaats van op de avond zelf bij te schatten.
  • Zet dranken minstens 2 uur voor de film koud en maak de hapjestafel 30 minuten voor de inloop gereed. Gebruik serveerkommen en serveertangen, zodat de registratietafel vrij blijft voor binnenkomende bezoekers.
  • Reserveer na de film 45 tot 60 minuten voor opruimen. Zet zaklampen klaar voor donkere hoeken, verwijder versiering en posters voorzichtig en gebruik stofzuiger en dweilset pas nadat alle apparatuur is opgeborgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
Begin minimaal 3 weken vooraf. Regel in de eerste week de locatie, filmselectie en vertoningsrechten; verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de avond.
Wanneer moet ik de techniek van een filmavond testen?
Test alle apparatuur 2 uur voor aanvang en speel minstens 10 minuten van de film af. Controleer daarbij de beamer, het scherm, de speakers, de HDMI-aansluiting en het volume vanuit de zitplaatsen achterin.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een filmavond?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast koffie en thee klaar als de filmavond langer dan 2 uur duurt.
Wanneer zet ik stoelen en tafels klaar voor een filmavond?
Zet stoelen, tafels en het projectiescherm 90 minuten voor aanvang op. Houd daarna nog 30 minuten over voor het aansluiten van de techniek, het instellen van de verlichting en een korte zichttest.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!