Checklist pour organiser une soirée cinéma

Une soirée cinéma réussie se prépare autant avant la projection que dans la salle. Commence par choisir les films et vérifier les droits de projection, puis bloque le lieu, les inscriptions et le matériel. La veille, contrôle le fichier vidéo et teste chaque branchement, y compris le son et l’éclairage. Le jour même, garde du temps pour installer les chaises, l’écran, les tables, les boissons et les en-cas avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Faire la sélection de films
2 personnes
Vérifier les droits de projection
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Publier le programme
Réserver le matériel technique
Vérifier le fichier vidéo
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
Nettoyer la salle de cinéma
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Régler l’éclairage
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Annoncer le film
Lancer le film
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Finaliser le film
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappeqté 8
Table d'inscription

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Adaptateur HDMIqté 2
Télécommande

Vaisselle

Verres à boireqté 70
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 10

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Décoration de toile de fondqté 2
Affiches de filmqté 4
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6
Lampes de pocheqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Prévois au moins 2 à 3 semaines pour choisir les films, vérifier les droits de projection, réserver le lieu et envoyer les invitations. Les inscriptions doivent ensuite être traitées avant de publier le programme définitif.
Teste le fichier vidéo sur l’ordinateur portable qui servira le soir même, idéalement 24 heures à l’avance. Branche aussi le câble HDMI, l’adaptateur, les rallonges et les multiprises utilisés sur place.
Arrive environ 2 heures avant la première séance pour installer les chaises, les tables, l’écran et le projecteur, puis régler le son et l’éclairage. Une répétition complète de 20 minutes permet de repérer un câble manquant ou une image mal cadrée.
Prépare les boissons au frais et les en-cas avant l’ouverture des portes, plutôt qu’entre deux films. Place les verres, tasses, assiettes, couverts et pinces de service sur une table séparée de l’inscription pour éviter les files croisées.
Réserve 30 minutes après la dernière projection pour ranger le matériel, récupérer les déchets et passer l’aspirateur. Garde les panneaux directionnels et une lampe de poche jusqu’au départ du dernier invité, surtout si la salle est peu éclairée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cinéma ?: Compte 2 à 3 semaines pour une soirée avec inscriptions et réservation de matériel. Ajoute une dernière vérification complète la veille et environ 2 heures d’installation le jour même.
Quand vérifier les droits de projection d’un film ?: Vérifie-les dès que la sélection est faite, idéalement au moins 3 semaines avant la soirée. Ne publie pas le programme définitif avant d’avoir confirmé que chaque projection est autorisée.
Quel matériel tester avant une soirée cinéma ?: Teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs et l’alimentation. Fais un essai de 20 minutes avec le fichier vidéo réel, au plus tard la veille.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Prépare les en-cas et mets les boissons au frais juste avant l’accueil, après l’installation technique. Prévois au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes pour disposer la vaisselle et vérifier le service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.