Checklist voor een fietsoriëntatietocht organiseren

Een fietsoriëntatietocht staat of valt met een route die deelnemers zonder twijfel kunnen volgen en controleposten die bemand zijn. Leg eerst het thema, de route, start- en finishlocatie en veiligheidsafspraken vast. Daarna regel je vergunningen, deelnemers, vrijwilligers en catering. In de laatste week bereid je routekaarten, pijlen, startnummers en reparatiemateriaal voor. Deze checklist helpt je om niets pas op de startdag te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema vaststellen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Fietsroute uitzetten
3 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekeringsdekking controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Controleposten bemannen
Catering bestellen
Fietsreparatieset controleren
EHBO-materiaal controleren
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Routepijlen voorbereiden
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routepijlen klaarleggen
2 personen
Fietsen en materialen laden
3 personen

Event

Startterrein vrijmaken
3 personen
Route markeren
4 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Vrijwilligers naar posten sturen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Route-uitleg geven
2 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Controleposten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
Binnenkomende deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten innemen
2 personen
Pechhulp onderweg uitvoeren
2 personen
Deelnemers veilig terugmelden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Controleposten afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Startterrein schoonmaken
3 personen
Materialen terugladen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Kompassenaantal 30
Routekaartenaantal 70
Controlepoststempelsaantal 6
Startnummersaantal 70
Linten voor routeaantal 10
Pionnenaantal 30
Routepijlenaantal 80
Reflecterende markeringenaantal 50
Klembordenaantal 8
Stopwatchesaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Eerste hulp kitsaantal 2

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Prijstrofeeënaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de volledige fietsroute minimaal één keer overdag en leg tegelijk een alternatieve route vast voor afgesloten wegen, slechte ondergrond of onveilige kruisingen.
Plan controleposten op herkenbare punten en maak per post een bezetting voor de hele tocht. Geef vrijwilligers klemborden, stempels, portofoons en een korte instructie.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met starttijd, locatie, route-instructies, veiligheidsregels en wat ze zelf moeten meenemen.
Tel routepijlen, linten, pionnen en reflecterende markeringen per traject voordat je ze laadt. Neem extra markering mee voor kruisingen en plekken waar fietsers kunnen afslaan.
Controleer de fietsreparatiesets, fietspompen en reserve binnenbanden uiterlijk de dag ervoor. Laad routekaarten, deelnemerslijsten, startnummers, EHBO-materiaal en communicatiemiddelen in aparte bakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsoriëntatietocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer start- en finishlocatie, controleer vergunningen en verzekering en zet de route uiterlijk 4 weken voor de tocht uit.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsoriëntatietocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per controlepost en 2 mensen voor start en finish. Voeg daarnaast 1 mobiele vrijwilliger toe voor pech, routeproblemen of een noodgeval.
Wanneer moet ik de route van een fietsoriëntatietocht controleren?: Controleer de route minimaal 2 keer: eerst bij het uitzetten en opnieuw 3 tot 7 dagen voor de tocht. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, gevaarlijke oversteekplaatsen en ontbrekende markeringen.
Wat moet ik klaarzetten op de dag van een fietsoriëntatietocht?: Leg minstens 2 uur voor de start de startnummers, routekaarten, deelnemerslijsten, routepijlen en controlepostmaterialen klaar. Controleer ook fietsen, pompen, reparatiesets, portofoons, EHBO-materiaal en gekoelde dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.