Organiser une randonnée d’orientation à vélo sans rien oublier

Une randonnée d’orientation à vélo demande plus qu’un itinéraire et quelques balises. Il faut sécuriser le parcours, prévoir des points de contrôle opérationnels et donner aux participants des informations utilisables avant le départ. Cette checklist couvre les 63 tâches et 43 éléments du plan, du choix du thème au chargement du matériel. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : itinéraire de secours, autorisations, réparations, listes imprimées et affectation précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Tracer l’itinéraire à vélo
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Définir les points de contrôle
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier la couverture d'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
Commander le catering
Vérifier la trousse de réparation vélo
Vérifier le matériel de premiers secours
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les flèches de direction
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Charger les vélos et le matériel
3 personnes

Événement

Dégager la zone de départ
3 personnes
Baliser l’itinéraire
4 personnes
Installer les postes de contrôle
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Affecter les bénévoles aux postes
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Donner les explications du parcours
2 personnes
Faire démarrer les participants
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Récupérer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Assurer l’assistance dépannage en route
2 personnes
Confirmer le retour en toute sécurité des participants
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
Recharger le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Vélos du parcoursqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Casques de véloqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Boussolesqté 30
Cartes d'itinéraireqté 70
Tampons des postes de contrôleqté 6
Numéros de départqté 70
Rubans pour le parcoursqté 10
Cônesqté 30
Flèches de directionqté 80
Marquages réfléchissantsqté 50
Presse-papiersqté 8
Chronomètresqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Trophéesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins 3 à 4 semaines avant le départ. Testez chaque bifurcation à vélo, notez les zones dangereuses et préparez un itinéraire alternatif avant d’envoyer les invitations.
Attribuez chaque point de contrôle à une personne ou une équipe, avec une heure d’arrivée, un moyen de communication et le matériel nécessaire : tampons, chronomètres, presse-papiers et talkies-walkies.
Envoyez aux participants les consignes pratiques au plus tard 7 jours avant la randonnée : heure et lieu de départ, longueur du parcours, équipement obligatoire, points de ravitaillement et numéro à appeler en cas de problème.
Gardez une marge pour les incidents mécaniques. Prévoyez au minimum une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange par équipe d’intervention, puis vérifiez leur contenu la veille.
Préparez le départ la veille au soir : cartes, dossards, flèches, rubans, gilets, casques et éclairage doivent être regroupés par zone. Refroidissez les boissons et chargez les vélos et le matériel après le dernier contrôle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée d’orientation à vélo ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un parcours avec plusieurs points de contrôle. Ce délai laisse le temps de vérifier la sécurité, gérer les autorisations, confirmer les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 7 jours avant l’événement, puis un rappel 24 heures avant. Indiquez notamment l’horaire, le lieu de départ et d’arrivée, le parcours, la météo prévue et le contact d’urgence.
Quel matériel prévoir pour les réparations vélo ?: Prévoyez au moins une pompe, un kit de réparation et deux chambres à air de rechange pour chaque équipe mobile. Vérifiez le matériel 1 à 2 jours avant, puis placez-le dans des sacs facilement accessibles.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée d’orientation à vélo ?: Comptez au minimum une personne par point de contrôle, plus 2 à 3 personnes pour le départ, l’arrivée et la coordination. Ajoutez une équipe mobile si le parcours dépasse 20 kilomètres ou comporte des portions isolées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.