Zo organiseer je een fietsoptocht door de buurt

Een fietsoptocht begint niet bij de versiering, maar bij een veilige route en duidelijke afspraken. Werk eerst het routevoorstel uit, stem het af met de gemeente en inspecteer daarna elk kruispunt, smal stuk en mogelijk gevaarlijk punt. Regel vervolgens start- en eindlocatie, vrijwilligers en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je de weersverwachting, fietsen, portofoons en routebewijzering. Zo weet iedereen waar de optocht start, wie het verkeer begeleidt en wat er gebeurt bij pech of een omleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevoorstel uitwerken
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Route met gemeente afstemmen
2 personen
6
Route fysiek inspecteren
2 personen
7
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
8
Noodroute vastleggen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
15
EHBO-bezetting indelen
16
Routekaart opmaken
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Verkeersborden bestellen
20
Fietsversiering inkopen
2 personen
21
Routekaarten printen
2 personen
22
Deelnemerslijsten printen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Fietsen en banden controleren
3 personen
25
Portofoons opladen
26
Materiaal per post inpakken
3 personen
27
Startpakket klaarzetten
2 personen
28
Verkeersposten instrueren
2 personen
29
Startterrein schoonmaken
3 personen
30
Eindterrein schoonmaken
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
3 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Fietsversiering uitstallen
2 personen
36
Routeborden plaatsen
4 personen
37
Afzethekken plaatsen
4 personen
38
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
39
Verlichting ophangen
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
42
Snacks klaarzetten
2 personen
43
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

44
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
45
Deelnemers registreren
4 personen
46
Routekaarten uitdelen
2 personen
47
Fietsversiering uitdelen
3 personen
48
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
49
Optocht laten vertrekken
4 personen
50
Verkeersposten bemannen
8 personen
51
Fietsgroep begeleiden
4 personen
52
Achterrijder inzetten
2 personen
53
EHBO bereikbaar houden
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Snacks serveren
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Aankomst registreren
2 personen
58
Fietsen veilig stallen
3 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Avondverlichting controleren
2 personen
61
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Routeborden ophalen
4 personen
63
Afzethekken verwijderen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 12
Biertafelsaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Reflectievestenaantal 16
Fietsvlaggenaantal 20
Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Fietsverlichtingaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Mobiele opladersaantal 4
Powerbanksaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Verkeersmateriaal

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 24
Waarschuwingsbordenaantal 8
Lintafzettingaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Thermosbekersaantal 100

Decoratie

Startboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Prijzendisplay

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op papier en loop of fiets hem daarna volledig na. Markeer gevaarlijke punten, leg een noodroute vast en controleer of routepijlen op alle belangrijke afslagen zichtbaar kunnen staan.
Begin minimaal 6 weken vooraf met de vergunning en de afstemming met de gemeente. Een route door meerdere straten kan extra verkeersmaatregelen vragen; wacht daarom niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Maak verkeersbegeleiding en EHBO als aparte posten in het draaiboek. Deel per kruispunt een vrijwilliger in en zorg dat de bezetting uiterlijk 1 week vooraf definitief is.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld starttijd, verzamelplek, route, verwachte duur, contactnummer, fietscontrole en wat deelnemers bij pech moeten doen.
Reserveer in het laatste controleblok tijd voor materiaal én techniek. Laad portofoons en powerbanks volledig op, test luidspreker en microfoon en controleer fietsen, banden, pompen en reservebinnenbanden minstens 1 dag vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsoptocht organiseren?: Start ongeveer 6 weken vooraf met route, vergunning en het reserveren van de start- en eindlocatie. Rond 1 week voor vertrek de vrijwilligersindeling en deelnemerslijst af.
Heb ik een vergunning nodig voor een fietsoptocht door de buurt?: Dat hangt af van de route en de lokale regels, maar stem de optocht altijd vooraf af met de gemeente. Dien een vergunningaanvraag bij voorkeur minimaal 6 weken voor de geplande datum in.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig voor een fietsoptocht?: Plan minimaal 1 verkeersbegeleider per druk kruispunt of oversteekpunt. Tel daarnaast 1 voorrijder en 1 achterrijder mee; bij een langere route is extra bezetting nodig voor communicatie en pech.
Wanneer moet ik de fietsen en banden controleren?: Doe een eerste controle enkele dagen vooraf en een korte eindcontrole op de dag vóór vertrek. Let vooral op bandenspanning, remmen, verlichting en losse onderdelen; leg fietspompen en reparatiemateriaal bij de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.