Organiser un défilé à vélo dans le quartier

Un défilé à vélo se prépare d’abord sur papier, puis directement dans les rues. Commencez par un itinéraire réaliste, faites-le valider par la commune et repérez les endroits dangereux avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les bénévoles, préparez les informations destinées aux participants et vérifiez chaque vélo avant le départ. Le jour J, les points sensibles sont surtout la circulation, les communications et les petites réparations qui immobilisent le groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Réserver le lieu de départ
4
Réserver le lieu d’arrivée
5
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
6
Inspecter physiquement l’itinéraire
2 personnes
7
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
8
Définir la voie d’évacuation
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
15
Répartir le personnel de premiers secours
16
Établir la carte de l’itinéraire
17
Envoyer les informations aux participants
18
Vérifier les prévisions météo
19
Commander des panneaux de signalisation
20
Acheter des décorations de vélo
2 personnes
21
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
22
Imprimer les listes de participants
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier les vélos et les pneus
3 personnes
25
Charger les talkies-walkies
26
Emballer le matériel par courrier
3 personnes
27
Préparer le kit de départ
2 personnes
28
Briefer les postes de circulation
2 personnes
29
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
30
Nettoyer le site final
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la décoration des vélos
2 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
37
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
38
Installer le système son
2 personnes
39
Installer l'éclairage
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les snacks
2 personnes
43
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

44
Inscrire les bénévoles
2 personnes
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
47
Distribuer les décorations de vélo
3 personnes
48
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
49
Faire partir le défilé
4 personnes
50
Tenir les postes de circulation
8 personnes
51
Accompagner le groupe cycliste
4 personnes
52
Prévoir un serre-file
2 personnes
53
Veiller à ce que les secours soient joignables
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des snacks
3 personnes
56
Fournir la musique
57
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
58
Stationner les vélos en toute sécurité
3 personnes
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Vérifier l’éclairage du soir
2 personnes
61
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

62
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
63
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 12
Tables de bièreqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Gilets réfléchissantsqté 16
Drapeaux de véloqté 20
Pompes à véloqté 3
Supports de réparationqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Kits d’outils pour véloqté 3
Éclairage de véloqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 4
Chargeurs mobilesqté 4
Batteries externesqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Matériel de circulation

Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Panneaux d'avertissementqté 8
Balisage à rubanqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Gants de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Mugs isothermesqté 100

Décoration

Arche de départ
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Présentoir des prix

Catering

Courses

Conseils

Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue : l’autorisation, la coordination de l’itinéraire avec la commune et la réservation des lieux de départ et d’arrivée prennent souvent plus de temps que prévu.
Testez l’itinéraire à vélo avant de le diffuser. Notez les carrefours complexes, les passages étroits et les zones dangereuses, puis prévoyez une voie d’évacuation clairement connue des responsables.
Pour un groupe de 30 à 40 cyclistes, prévoyez au minimum 1 régulateur de circulation par point sensible et une équipe de premiers secours facilement joignable par talkie-walkie ou téléphone.
Envoyez aux participants la carte, l’heure de rendez-vous, les consignes de circulation et la liste du matériel au moins 5 jours avant. Demandez aussi les besoins alimentaires lors de l’inscription.
Contrôlez les vélos et les pneus la veille et installez un point de réparation au départ. Une pompe, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus et des outils évitent qu’une crevaison retarde tout le défilé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé à vélo ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de coordonner l’itinéraire avec la commune, de recruter les bénévoles et de commander la signalisation.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé à vélo ?: Pour 30 à 40 participants, comptez au moins 6 à 8 bénévoles : responsables de tête et de fin de groupe, régulateurs aux points sensibles, personne chargée des premiers secours et coordination au départ et à l’arrivée. Ajoutez des personnes si l’itinéraire comporte plusieurs carrefours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant le défilé et clôturez-les 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le nombre de participants, les besoins alimentaires et les contacts nécessaires pour établir les listes et répartir les équipes.
Que faut-il prévoir en cas de crevaison pendant le défilé ?: Installez un point de réparation au départ et emportez au moins une pompe, deux chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un kit d’outils. Désignez une personne capable d’intervenir rapidement sans immobiliser tout le groupe.

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