Fietsfilmfestival organiseren: checklist en planning

Een fietsfilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen en een beamer neerzetten. Je moet filmrechten, vertoningsmomenten en techniek op elkaar afstemmen, terwijl tickets, fietsenstalling en vrijwilligers klaarstaan voor het publiek. Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. In de laatste week controleer je alle films opnieuw, test je beeld en geluid en leg je tickets, polsbandjes en het draaiboek klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum bevestigen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Filmrechten controleren
Films selecteren
3 personen
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Filmvertoningen reserveren
Technische apparatuur reserveren
Fietsenstalling bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketverkoop openen
Promotieposter verspreiden
3 personen
Socialmediaberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentator bevestigen
Filmintroducties voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Tickets en polsbandjes klaarzetten
2 personen
Films downloaden en controleren
2 personen
Technische test uitvoeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal leegmaken
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Filmdoek ophangen
3 personen
Projector plaatsen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Programma ophangen
Laatste filmtest uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Fietsenstalling bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Eerste filmblok starten
2 personen
Filmblok aankondigen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Filmmakers ontvangen
2 personen
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
Tweede filmblok starten
2 personen
Avondeten uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Derde filmblok starten
2 personen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Publieksprijs uitreiken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Filmdoek afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 160
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Fietsenrekkenaantal 20

Apparatuur

Beamer
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 3
Laserpointer

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 160
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Fietsvlaggenaantal 12
Filmplakkatenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Multitoolsaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Binnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmrechten vast voordat je het programma publiceert. Controleer per film of de vertoningsrechten gelden voor jouw locatie, aantal vertoningen en verwachte publiek.
Reserveer techniek uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Test beamer, scherm, mediaspeler, laptop, speakers, mengpaneel, microfoons en HDMI-kabels samen; losse onderdelen werken niet automatisch goed met elkaar.
Plan de publieksstroom vóór je de zaal indeelt. Zet fietsenrekken bij de ingang, houd een duidelijke route naar tickets en polsbandjes vrij en plaats afvalbakken, kapstokken en tafels zo dat doorgangen niet dichtslibben.
Open de ticketverkoop pas nadat programma en zaalcapaciteit definitief zijn. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding, zodat de catering niet enkele dagen voor het festival opnieuw moet worden aangepast.
Doe de volledige technische test minimaal 24 uur vooraf en controleer elke film van begin tot eind. Download bestanden ook op een tweede laptop of USB-stick en leg reservebatterijen, powerbanks en verlenghaspels klaar voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsfilmfestival organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, filmrechten en programma. Reserveer techniek en filmvertoningen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de festivaldag.
Wanneer moet je de filmrechten voor een fietsfilmfestival regelen?: Regel de rechten voordat je films aankondigt of tickets verkoopt, bij voorkeur 8 weken vooraf. Controleer ook opnieuw of iedere geplande vertoning afzonderlijk is toegestaan.
Wanneer test je de techniek voor een fietsfilmfestival?: Doe een volledige test minimaal 24 uur vooraf en test op de dag zelf nog 2 uur voor de inloop. Controleer beeld, geluid, aansluitingen, ondertiteling en de start van elke film.
Hoeveel fietsenrekken heb je nodig op een fietsfilmfestival?: Reken met 1 fietsplek per bezoeker die per fiets komt en voeg 10 tot 15 procent reserve toe. Bepaal dit uiterlijk 2 weken vooraf op basis van ticketgegevens en zet de rekken vóór de publieksopening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.