Organiser un festival du film à vélo : la checklist

Un festival du film à vélo demande de coordonner la programmation, les droits de diffusion, l’accueil du public et la technique. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, les réservations et la billetterie. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers vidéo, tester le matériel et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du festival
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
Sélectionner les films
3 personnes
Composer le programme de films
2 personnes
Réserver les projections de films
Réserver le matériel technique
Définir le parking à vélos
2 personnes
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la vente de billets en ligne
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le présentateur
Préparer les introductions de film
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les billets et bracelets
2 personnes
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
Effectuer un test technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vider la salle
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Suspendre l'écran de projection
3 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Afficher le programme
Effectuer le dernier test du film
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer le parking à vélos
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Lancer le premier bloc de film
2 personnes
Annoncer le bloc film
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les cinéastes
2 personnes
Animer l’entretien
2 personnes
Lancer le deuxième bloc de film
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Lancer le troisième bloc du film
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Remettre le prix du public
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’écran de projection
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 160
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Éléments de podiumqté 4
Tables de logeqté 2
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Râteliers à vélosqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 24
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 3
Pointeur laser

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 160
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de véloqté 12
Affiches de filmqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Outils multifonctionsqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à airqté 12
Supports à vélosqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le matériel de projection avant d’ouvrir la billetterie : vérifie la compatibilité du vidéoprojecteur, de l’écran, des ordinateurs et des câbles HDMI, puis programme un test technique complet au moins 48 heures avant la séance.
Ne considère pas les droits de diffusion comme une formalité de dernière minute. Confirme-les avant de publier le programme et conserve les accords avec les informations de contact des ayants droit.
Prévois le parking à vélos dès le plan de salle : indique son emplacement sur les invitations et vérifie qu’il reste accessible pendant toute la durée de l’événement, y compris à l’arrivée et au départ du public.
Répartis les bénévoles avec des horaires précis plutôt qu’une simple liste de noms. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour la salle et une pour l’appui technique pendant chaque projection.
Télécharge et vérifie chaque film avant le jour J, puis garde une copie sur clé USB. Refroidis les boissons à l’avance et contrôle aussi les piles, batteries externes, multiprises et rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du film à vélo ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les droits de diffusion, le lieu, les films et le matériel technique doivent être confirmés avant de lancer les invitations et la vente des billets.
Quand vérifier les droits de diffusion des films ?: Vérifie-les avant de composer le programme définitif et au moins 6 semaines avant le festival. Sans confirmation écrite, évite d’annoncer le titre du film dans la communication publique.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel de projection ?: Effectue un test complet au moins 48 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Teste chaque film avec le vidéoprojecteur, l’écran, le son, les câbles et l’ordinateur réellement utilisés.
Que faut-il préparer la veille d’un festival du film à vélo ?: La veille, vérifie les fichiers vidéo, imprime le déroulé, prépare les billets et bracelets, répartis les bénévoles et installe autant que possible les tables, chaises et équipements. Termine par le refroidissement des boissons et un contrôle des réserves.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.