Checklist para organizar un festival de cine ciclista

Organizar un festival de cine ciclista requiere coordinar películas, derechos de proyección, sala, equipo técnico y público sin dejar decisiones para el último día. Empieza por fijar la fecha y el espacio, y después cierra el programa, las reservas y los permisos. En las semanas previas tendrás que abrir la venta de entradas, comunicar el festival y asignar voluntarios. Esta checklist reúne 72 tareas y 67 materiales para seguir el trabajo en orden, desde la primera confirmación hasta la prueba técnica y la recepción del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del festival
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Comprobar los derechos de proyección
Seleccionar películas
3 personas
Organizar el programa de cine
2 personas
Reservar proyecciones de cine
Reservar equipo técnico
Determinar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas en línea
Distribuir el cartel promocional
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar al presentador
Preparar las introducciones de la película
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar entradas y pulseras
2 personas
Descargar y revisar las películas
2 personas
Realizar prueba técnica
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Desocupar la sala
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la pantalla de proyección
3 personas
Colocar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Señalizar el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar el programa
Realizar la prueba final de la película
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Iniciar el primer bloque de la película
2 personas
Anunciar el bloque de cine
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recibir a los cineastas
2 personas
Moderar la entrevista
2 personas
Empezar el segundo bloque de películas
2 personas
Servir la cena
4 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Iniciar el tercer bloque de películas
2 personas
Recoger la opinión del público
2 personas
Entregar el premio del público
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la pantalla de cine
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Retirar el material promocional
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 160
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 6
Piezas de escenariocant. 4
Mesas de vestuariocant. 2
Papeleracant. 8
Percheroscant. 3
Portabicicletascant. 20

Equipo

Proyector
Pantalla de cine
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables HDMIcant. 3
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 3
Puntero láser

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 160
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 24

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banderas para bicicletascant. 12
Carteles de películascant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 10
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Material deportivo

Bombas de bicicletacant. 3
Multiherramientascant. 4
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Cámaras de airecant. 12
Soportes para bicicletascant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Comprueba los derechos de proyección antes de publicar el programa: deja al menos 4 semanas para resolver autorizaciones o sustituir una película si surge un problema.
Haz la prueba técnica como mínimo 24 horas antes. Revisa cada portátil, reproductor multimedia, cable HDMI, altavoz, micrófono y batería de repuesto con los archivos de las películas ya descargados.
Define el aparcamiento para bicicletas junto con la distribución de la sala. Calcula el espacio para portabicicletas, mesas, sillas, percheros y circulación sin bloquear entradas ni salidas.
Cierra el catering cuando termine la venta anticipada y registra las preferencias dietéticas. Así puedes calcular las raciones y preparar vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos y bebidas sin improvisar.
Imprime el plan de trabajo y prepara entradas y pulseras antes del día del festival. Entrega a cada voluntario su función, horario y punto de reunión; confirma también al presentador y sus introducciones con antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine ciclista?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar la fecha y la sala, comprobar derechos de proyección, seleccionar películas, reservar el equipo técnico y tramitar los permisos.
¿Cuándo debo comprobar los derechos de proyección?: Hazlo antes de anunciar las películas y, como mínimo, 4 semanas antes del festival. Guarda las confirmaciones por escrito y no abras la venta de entradas hasta saber qué títulos puedes proyectar.
¿Cuándo se hace la prueba técnica del festival?: Realízala al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba la pantalla, el proyector, los reproductores, los cables HDMI, la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos con el programa completo.
¿Cuándo hay que pedir el catering para un festival de cine?: Pídelo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una estimación fiable de asistentes y hayas recogido las preferencias dietéticas. Confirma las cantidades y enfría las bebidas el mismo día, antes de abrir las puertas.

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