Fahrradfilmfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder den Online-Ticketverkauf öffnest. Für jedes Werk sollte klar sein, wo, wann und vor welchem Publikum es gezeigt werden darf.
• Plane die Technik nicht erst am Festivaltag: Reserviere Beamer, Leinwand, Laptop, Medienplayer, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone und führe mindestens einen vollständigen Test mit den tatsächlich verwendeten Filmen durch.
• Lege den Fahrradabstellplatz zusammen mit der Raumaufteilung fest. So bleiben Eingänge, Fluchtwege und der Weg zu Tickets, Garderobe und Sitzplätzen frei; Fahrradständer solltest du nicht kurzfristig improvisieren.
• Erfasse Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung und teile Freiwillige nach konkreten Aufgaben ein. Besonders Einlass, Technik, Moderation und Getränkeversorgung brauchen während der Vorführungen feste Ansprechpersonen.
• Lade die Filme frühzeitig herunter und prüfe jede Datei vollständig. Lege zusätzlich USB-Sticks, Ersatzbatterien, Powerbanks sowie passende HDMI- und Verlängerungskabel bereit, damit ein einzelner Geräteausfall nicht das Programm unterbricht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Fahrradfilmfestival planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Vorführungen, Technik, Moderator, Genehmigungen und Catering brauchen oft mehrere Abstimmungen; Werbung und Ticketverkauf starten erst, wenn Termin und Programm belastbar sind.

Wann sollte der Online-Ticketverkauf für ein Fahrradfilmfestival starten?

Öffne den Verkauf etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival, sobald Filmprogramm, Ort und Einlasszeiten feststehen. Erfasse dabei auch Anmeldungen und Ernährungswünsche, damit du das Catering rechtzeitig bestellen kannst.

Wie lange vor Beginn sollte der Techniktest stattfinden?

Führe den vollständigen Techniktest mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass durch. Teste jede Filmdatei, Bildformat, Ton, Mikrofone, Medienplayer und die Stromversorgung mit den Geräten, die später tatsächlich eingesetzt werden.

Wie viele Fahrradständer brauche ich für ein Fahrradfilmfestival?

Plane mindestens einen Stellplatz pro erwarteter Person, die wahrscheinlich mit dem Fahrrad kommt, und ergänze eine Reserve von etwa 10 bis 20 Prozent. Prüfe außerdem, ob der Platz beleuchtet ist und die Abstellfläche nicht den Zugang oder Fluchtwege blockiert.

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