Fietsdriedaagse organiseren: checklist en planning
Een fietsdriedaagse vraagt meer voorbereiding dan alleen drie routes uitzetten. Leg eerst datum, start- en eindlocatie en rustpunten vast; regel daarna vergunningen, verzekering en begeleiding. Verzamel bij de inschrijving ook dieetwensen en noodcontacten, zodat je onderweg niet hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je om routekaarten, bewegwijzering, EHBO, fietsenmakers, catering en deelnemersinformatie op tijd klaar te hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Rustlocaties reserveren
2 personen
Eindlocatie reserveren
Routes controleren
2 personen
Alternatieve routes bepalen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten registreren
Deelnemers bevestigen
2 personen
Starttijden communiceren
Routekaarten ontwerpen
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Polsbandjes voorbereiden
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Fietsenmakers regelen
EHBO-bezetting regelen
Begeleiders indelen
2 personen
Noodnummers verspreiden
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Inschrijven en polsbandjes uitdelen
3 personen
Fietsveiligheid controleren
2 personen
Route-instructies geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Aankomsten registreren
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Diner uitserveren
5 personen
Dagprogramma afsluiten
2 personen
Starttafel gereedmaken
2 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Dag twee instrueren
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomsten registreren
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dag twee afsluiten
2 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Laatste route instrueren
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Laatste rustpunt bemannen
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomsten registreren
2 personen
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Afsluitende borrel serveren
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
4 personen
Fietsparkeerplaats afbreken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Inschrijftafelaantal 2
- Fietsenrekkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Soepkommenaantal 80
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele opladersaantal 4
Sportmateriaal
- Routebordenaantal 80
- Pijlbordenaantal 100
- Verkeerskegelsaantal 30
- Afzetlintaantal 12
- Fietspompenaantal 6
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Binnenbandenaantal 30
- Bandenlichtersaantal 12
- Fietsverlichtingaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Fietshelmenaantal 10
- Polsbandjesaantal 100
- Routekaarthoudersaantal 80
- Fietsslotenaantal 20
- Herinneringsmedaillesaantal 80
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Schilmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Serveertangenaantal 10
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Lunchboxenaantal 100
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslingersaantal 6
- Zaklampenaantal 10
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- IJssetsaantal 6
- Reddingsdekensaantal 10
- Brandblussersaantal 3
Decoratie
- Startbanierenaantal 2
- Finishbanierenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Routevlaggenaantal 30
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routecontrole ruim vóór de eerste fietsdag en leg per etappe minstens één alternatieve route vast. Controleer vooral omleidingen, wegwerkzaamheden, smalle passages en plekken waar routeborden of pijlborden kunnen worden geplaatst.
- Maak de deelnemersadministratie uiterlijk één week voor de start definitief. Druk daarna deelnemerslijsten, routekaarten en polsbandjes af en verwerk dieetwensen en noodcontacten in één overzicht voor de organisatie.
- Verdeel begeleiders, EHBO en fietsenmakers per dag en per route. Spreek vooraf af wie een lekke band, een vermiste deelnemer of een medisch incident opvangt en verspreid de noodnummers vóór de start.
- Controleer de start- en rustlocaties niet alleen op ruimte, maar ook op stroom en opstelling. Voorzie plaats voor fietsenrekken, een inschrijftafel, partytenten, afvalbakken en verlengsnoeren zonder doorgangen te blokkeren.
- Communiceer starttijden, route-informatie en praktische afspraken meerdere keren: bij de bevestiging en opnieuw kort voor de driedaagse. Zet routeborden, pijlborden, verkeerskegels en afzetlint per etappe apart klaar, zodat de bewegwijzering niet op het laatste moment wordt samengesteld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsdriedaagse organiseren?
- Begin idealiter minstens drie maanden vooraf met datum, route, startlocatie, rustlocaties en eindlocatie. Regel vergunningen, verzekering en reserveringen zodra de route en locaties vaststaan; plan de definitieve deelnemersinformatie in de laatste twee weken.
- Wanneer moet ik deelnemers inschrijven voor een fietsdriedaagse?
- Open de inschrijving zodra datum, route-opzet en locaties bekend zijn, bij voorkeur acht tot tien weken voor de start. Sluit de inschrijving ongeveer één week vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen, noodcontacten en catering kunt verwerken.
- Hoeveel routekaarten en deelnemerslijsten moet ik afdrukken?
- Druk voor iedere deelnemer één routekaart af en neem daarnaast ongeveer 10 procent extra exemplaren mee. Maak deelnemerslijsten voor de inschrijftafel, begeleiders, EHBO en organisatie, plus één reservekopie per startlocatie.
- Wat moet ik de dag voor een fietsdriedaagse controleren?
- Controleer de bewegwijzering, alternatieve route, fietsenpompen, EHBO-bezetting, noodnummers en de opgeladen mobiele telefoons. Leg materiaal per etappe klaar en bevestig uiterlijk 24 uur vooraf de starttijden, rustpunten en aanwezigheid van fietsenmakers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!