Checklist pour organiser une randonnée vélo de 3 jours

Une randonnée vélo de 3 jours se prépare bien avant le premier départ. Il faut verrouiller l’itinéraire, les lieux de pause et d’arrivée, puis organiser les inscriptions, la sécurité et l’assistance sur le parcours. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les autorisations, les contacts d’urgence, les réparateurs vélo ou la signalisation. Elle couvre aussi l’accueil, les repas et le matériel nécessaire aux trois journées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver les lieux de repos
2 personnes
Réserver le lieu d’arrivée
Vérifier les itinéraires
2 personnes
Définir les itinéraires alternatifs
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les contacts d'urgence
Confirmer les participants
2 personnes
Communiquer les horaires de départ
Concevoir les cartes d'orientation
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les bracelets
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Organiser les réparateurs de vélos
Organiser le personnel de premiers secours
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Diffuser les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Inscription et distribution des bracelets
3 personnes
Vérifier la sécurité des vélos
2 personnes
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les arrivées
2 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Clôturer le programme du jour
2 personnes
Préparer la table de départ
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Donner les consignes pour le jour 2
2 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les arrivées
2 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Clore le jour 2
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Donner les dernières consignes d'itinéraire
2 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Tenir le dernier point de repos
3 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les arrivées
2 personnes
Remettre la médaille ou le souvenir
2 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Servir le pot de clôture
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Démonter le parking à vélos
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Table d'inscriptionqté 2
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Bol à soupeqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 80
Panneaux indicateursqté 100
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 12
Pompes à véloqté 6
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à airqté 30
Démonte-pneusqté 12
Éclairage de véloqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Casques de véloqté 10
Braceletsqté 100
Supports de cartes de parcoursqté 80
Antivols de véloqté 20
Médailles souvenirqté 80

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux d’épluchageqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Lunch-boxqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Sets de glaceqté 6
Couvertures de survieqté 10
Extincteursqté 3

Décoration

Bannières de départqté 2
Bannières d’arrivéeqté 2
Nappesqté 12
Drapeaux de parcoursqté 30

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire principal et au moins une alternative par étape avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez les parcours sur place et notez les points où une déviation ou un panneau supplémentaire sera nécessaire.
Réservez les lieux de départ, de repos et d’arrivée le plus tôt possible, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Confirmez leurs horaires d’accès, leurs prises électriques et l’espace prévu pour les vélos.
Clôturez les inscriptions avec un délai précis pour pouvoir traiter les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Envoyez ensuite les horaires de départ et les numéros utiles à chaque participant.
Prévoyez une équipe identifiable pour les réparations et les premiers secours sur les trois jours. Répartissez les accompagnateurs par tronçon et diffusez les numéros d’urgence avant le départ.
Préparez les cartes, listes de participants, bracelets et panneaux au moins 48 heures avant la première étape. Testez aussi les pompes, chargeurs, rallonges, haut-parleurs et microphones avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une randonnée vélo de 3 jours ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Les réservations des lieux, les autorisations, l’assurance et la coordination des secours peuvent demander plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la randonnée. Ce délai permet de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les listes et les supports d’orientation.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une randonnée vélo de 3 jours ?: Prévoyez un itinéraire vérifié, des parcours alternatifs, une signalisation visible, des réparateurs vélo et une équipe de premiers secours pour chaque journée. Partagez les numéros d’urgence au plus tard la veille du départ.
Quand préparer les cartes et les panneaux de randonnée ?: Finalisez les cartes et les panneaux 48 heures avant le départ, puis contrôlez leur emplacement le jour précédent. Gardez quelques exemplaires supplémentaires des cartes et du matériel de balisage pour les imprévus.

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