LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Fietsbeurs organiseren: checklist en planning

Een fietsbeurs organiseren vraagt meer dan standhouders en fietsen bij elkaar brengen. Je moet vooraf de voorwaarden, inschrijvingen, standindeling, bezoekersroute en betaalwijze vastleggen. Ook praktische zaken zoals fietsrekken, proefritveiligheid, parkeerinformatie en stroom worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en de beursdag zonder zoekwerk naar materiaal of informatie te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Beursdatum bevestigen

  • Deelnemersvoorwaarden vastleggen

    2 personen

  • Standhouders benaderen

    2 personen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotieposter verspreiden

    3 personen

  • Socialmediaberichten plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Standhouders bevestigen

    2 personen

  • Standindeling maken

    2 personen

  • Bezoekersroute uitwerken

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Fietsleveranciers bevestigen

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • Parkeerinformatie opstellen

  • Plattegrond afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Entreeformulieren printen

  • Betaalwijze testen

    2 personen

  • Fietsenstalling markeren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materiaal controleren

    2 personen

  • Standhouders informeren

  • Locatiesleutels ophalen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Koffievoorraad klaarzetten

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Fietsrekken plaatsen

    4 personen

  • Standnummers ophangen

    2 personen

  • Pijlen en routeborden plaatsen

    3 personen

  • Presentatietafels inrichten

    3 personen

  • Verlichting aansluiten

    2 personen

  • Geluidsset testen

    2 personen

  • Koffiepunt opbouwen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Standhouders ontvangen

    3 personen

  • Standhouders badges uitdelen

    2 personen

  • Fietsen naar stands begeleiden

    4 personen

  • Laatste veiligheidsronde lopen

    2 personen

Event

  • Entree openen

    3 personen

  • Bezoekers registreren

    3 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Standhouders ondersteunen

    2 personen

  • Fietsproefroute begeleiden

    3 personen

  • Verkeersstroom bijhouden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Koelboxen bijvullen

    2 personen

  • Avondverlichting inschakelen

  • Omroepberichten verzorgen

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

  • Entree sluiten

    3 personen

Nazorg

  • Standhouders uitchecken

    3 personen

  • Fietsen naar laadpunt begeleiden

    4 personen

  • Materialen afbreken

    5 personen

  • Fietsrekken afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Gehuurde materialen retourneren

    3 personen

  • Restvoorraad opbergen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 28
  • Statafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 80
  • Entreebalie
  • Barkrukkenaantal 12
  • Fietsrekkenaantal 20
  • Opbergrekkenaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

  • Kassaterminalsaantal 2
  • Pinapparatenaantal 2
  • Laptopaantal 2
  • Printer
  • Geluidsinstallatie
  • Microfoonaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 10
  • Oplaadkabelsaantal 6
  • Fietspompenaantal 4
  • Multitoolsaantal 4
  • Werkstandaardsaantal 3
  • Fietshelmen voor proefritaantal 20
  • Laptopslotenaantal 4

Verlichting

  • Ledbouwlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 6
  • Ledtafellampenaantal 8
  • Zaklampenaantal 6

Decoratie

  • Standnummerbordenaantal 30
  • Routepijlenaantal 20
  • Informatiebordenaantal 10
  • Promotiedoekenaantal 6
  • Wegwijzerstandaardsaantal 10
  • Tafelkledenaantal 30
  • Naambadgehoudersaantal 80
  • Naamkaartjesaantal 100
  • Kabelbindersaantal 200
  • Gaffer tapeaantal 8

Servies

  • Herbruikbare koffiebekersaantal 150
  • Herbruikbare drinkglazenaantal 150
  • Herbruikbare bordenaantal 120
  • Herbruikbaar bestekaantal 150
  • Serveerbladenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsboxenaantal 3
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Opscheptangenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Handsprayflessenaantal 6

Veiligheid

  • Afzethekkenaantal 12
  • Antislipmattenaantal 10
  • Kabelgotenaantal 20
  • Reflectievestenaantal 12
  • EHBO-koffer
  • Brandblussersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de standindeling uiterlijk één week vooraf vast. Reserveer niet alleen klaptafels en stoelen, maar controleer ook of opbergrekken, kledingrekken en standnummerborden passen binnen de beschikbare ruimte.
  • Test betaalterminals, pinapparaten, laptop en printer minstens 3 dagen vooraf op de locatie. Neem daarnaast voldoende verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels mee; een entreebalie zonder werkende betaling zorgt direct voor vertraging.
  • Markeer de fietsenstalling en bezoekersroute vóór de opbouw. Plaats routepijlen en informatieborden bij de ingang, entreebalie, beursvloer en uitgang, zodat bezoekers niet tussen stands naar de juiste richting hoeven te zoeken.
  • Regel proefritten als apart onderdeel van de voorbereiding. Leg fietshelmen, fietspompen, multitools en werkstandaards klaar en spreek vooraf af wie toezicht houdt en waar fietsen veilig getest worden.
  • Stuur standhouders uiterlijk 48 uur vooraf de plattegrond, parkeerinformatie, opbouwinstructies en contactgegevens. Vermeld ook het standnummer, de beschikbare tafelruimte en wanneer de locatiesleutels beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsbeurs organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de beursdatum, deelnemersvoorwaarden en het benaderen van standhouders. Plan de definitieve standindeling en het vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week voor de beurs.
Hoeveel fietsenrekken heb ik nodig voor een fietsbeurs?
Reken per verwachte 10 tot 15 bezoekers op ongeveer 1 fietsplek, naast ruimte voor fietsen van standhouders. Tel de benodigde capaciteit op basis van de bezoekersprognose en controleer de indeling minstens 1 week vooraf op doorgangen.
Wanneer moet ik standhouders voor een fietsbeurs bevestigen?
Bevestig standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen en standindeling zijn gecontroleerd. Stuur daarna binnen 24 uur de plattegrond, het standnummer en de praktische informatie over parkeren en opbouw.
Wat moet ik meenemen naar een fietsbeurs?
Zorg minimaal voor meubilair, standnummerborden, routepijlen, informatieborden, betaalapparatuur, printer, verlengkabels en verlichting. Voor fietsactiviteiten zijn daarnaast fietspompen, multitools, werkstandaards en fietshelmen nodig; controleer dit materiaal 1 dag vooraf.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!