Checklist para organizar una feria de bicicletas

Una feria de bicicletas necesita más que mesas y expositores. Hay que cerrar las condiciones de participación, gestionar las inscripciones y convertir el recinto en un recorrido fácil de seguir. Esta checklist reúne la preparación de los puestos, la entrada, los pagos, el aparcamiento de bicicletas y las pruebas de equipos. Úsala en orden: primero confirma la fecha y los participantes; después prepara el plano, los proveedores y el equipo; en la última semana, verifica accesos, acreditaciones y llaves.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de la feria
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Diseñar la ruta de visitantes
2 personas
Hacer reservas
Confirmar a los proveedores de bicicletas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Preparar la información de aparcamiento
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los formularios de entrada
Probar el método de pago
2 personas
Señalizar el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Recoger las llaves del recinto
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el suministro de café
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar soportes para bicicletas
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar flechas y señales de ruta
3 personas
Montar las mesas de presentación
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir acreditaciones a los expositores
2 personas
Guiar a los ciclistas hacia los stands
4 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar la ruta de prueba en bicicleta
3 personas
Hacer seguimiento del flujo de tráfico
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Rellenar las neveras portátiles
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Gestionar anuncios por megafonía
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la entrada
3 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Guiar las bicicletas hasta el punto de carga
4 personas
Desmontar los materiales
5 personas
Desmontar los aparcabicicletas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 28
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de entrada
Taburetes de barcant. 12
Portabicicletascant. 20
Estanterías de almacenajecant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Terminales de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Portátilcant. 2
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cables de cargacant. 6
Bombas de bicicletacant. 4
Multiherramientascant. 4
Soportes de trabajocant. 3
Cascos de bicicleta para la pruebacant. 20
Candados para portátilescant. 4

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 8
Linternascant. 6

Decoración

Carteles con número de standcant. 30
Flechas de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 10
Banderolas promocionalescant. 6
Atriles indicadorescant. 10
Mantelescant. 30
Portanombrescant. 80
Tarjetas de nombrecant. 100
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 6
Bandejas de servircant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Botellas de spray de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las condiciones de participación antes de publicar el formulario de inscripción. Indica qué aporta cada expositor, el tamaño de su puesto y la fecha límite para confirmar.
Haz el plano de puestos cuando ya tengas una previsión real de expositores. Deja pasillos claros, coloca las flechas de ruta y reserva espacio para la entrada, las bicicletas y las zonas de trabajo.
Prueba los terminales de caja, datáfonos, impresora y método de pago al menos 3 días antes. Lleva cables de carga, alargadores y regletas identificados para no improvisar conexiones durante el montaje.
Prepara las acreditaciones, formularios de entrada, plano impreso y carteles con número de stand como un único paquete de recepción. Ten copias suficientes para toda la jornada y algunas de reserva.
Confirma a los responsables de los stands y a los voluntarios 48 horas antes. En el mensaje incluye hora de llegada, aparcamiento, recorrido de visitantes, contacto del recinto y quién recoge las llaves.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de bicicletas?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la fecha, fijar las condiciones de participación y contactar con los expositores. Reserva las compras, la impresión y el equipo técnico durante las 2 últimas semanas.
¿Qué hay que preparar para los puestos de una feria de bicicletas?: Prepara mesas plegables, mesas altas, sillas, mostradores, taburetes, portabicicletas y soportes de trabajo según el plano. Confirma cada cantidad con los expositores como mínimo 7 días antes del montaje.
¿Cuándo se debe publicar el formulario de inscripción?: Publícalo después de definir las condiciones de participación y la fecha, idealmente 6 semanas antes de la feria. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder hacer el plano y recoger las preferencias dietéticas.
¿Qué equipo hay que probar antes de la feria?: Prueba los datáfonos, terminales de caja, portátil, impresora, equipo de sonido, micrófono y luces 3 días antes. Comprueba también bombas, multiherramientas, cascos de prueba, cables y regletas durante la revisión del material.

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