Salon du vélo : la checklist pour tout organiser

Un salon du vélo demande une coordination précise entre les exposants, l’accueil, les essais et la circulation des visiteurs. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à la remise des clés. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, plan des stands, stationnement des vélos, paiements et badges. Prévoyez un responsable pour chaque grand volet afin d’éviter les oublis la semaine du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du salon
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Élaborer le parcours des visiteurs
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les prestataires de vélos
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer les informations de parking
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires d’entrée
Tester le mode de paiement
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Informer les exposants
Récupérer les clés du lieu
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le stock de café
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les supports à vélos
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les flèches et les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Aménager les tables de présentation
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de son
2 personnes
Installer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les badges aux exposants
2 personnes
Accompagner les vélos jusqu’aux stands
4 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer le parcours d’essai à vélo
3 personnes
Suivre le flux de circulation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Gérer les annonces
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l'entrée
3 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Accompagner les vélos vers le point de recharge
4 personnes
Démonter le matériel
5 personnes
Démonter les râteliers à vélos
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 28
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 12
Porte-vélosqté 20
Étagères de rangementqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Pompes à véloqté 4
Outils multifonctionsqté 4
Supports de travailqté 3
Casques de vélo pour l'essaiqté 20
Antivols pour ordinateur portableqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 10
Banderoles promotionnellesqté 6
Pieds de signalisationqté 10
Nappesqté 30
Supports de badges nominatifsqté 80
Badges nominatifsqté 100
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller la date, les conditions de participation et le formulaire d’inscription avant de contacter largement les exposants. Gardez ensuite une échéance distincte pour confirmer leur présence et leurs besoins.
Préparez le plan des stands et le parcours des visiteurs au moins 2 semaines avant l’ouverture. Numérotez les emplacements, imprimez les flèches et vérifiez que le parking à vélos ne bloque ni l’accueil ni les issues.
Pour l’accueil, imprimez les formulaires d’entrée et les badges nominatifs 2 à 3 jours avant le salon. Testez chaque terminal de paiement et prévoyez une solution de secours si la connexion tombe.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins 3 heures, avec une personne dédiée à l’accueil, une au parking à vélos et une aux essais. Informez-les du parcours, des horaires et de la personne à appeler en cas de problème.
Faites la vérification du matériel la veille : tables, chaises, rallonges, multiprises, sonorisation, pompes et outils. Récupérez les clés du lieu avant l’installation et contrôlez l’éclairage des stands, notamment avec les projecteurs LED et les lampes de poche.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un salon du vélo ?: Commencez les contacts dès que la date et les conditions de participation sont fixées, idéalement 8 à 12 semaines avant le salon. Relancez les inscrits et confirmez définitivement leur présence environ 2 semaines avant l’ouverture.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Réservez au moins une demi-journée pour installer les tables, porte-vélos, panneaux numérotés, éclairages et équipements de paiement. Ajoutez 1 à 2 heures pour tester la sonorisation, les rallonges, les terminaux et le parcours visiteur.
Quand imprimer les badges et les formulaires d’entrée ?: Imprimez-les 2 à 3 jours avant le salon, après la dernière mise à jour des inscriptions. Préparez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les visiteurs non préinscrits.
Comment organiser les essais de vélos pendant le salon ?: Définissez le parcours avant l’ouverture et affectez au moins un bénévole au contrôle des casques, des antivols et du matériel d’essai. Vérifiez les vélos, pompes et outils le matin, puis prévoyez un contrôle rapide toutes les 2 heures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.