Fietsbeurs organiseren: checklist en planning

Een fietsbeurs organiseren vraagt meer dan tafels neerzetten en exposanten uitnodigen. Je moet tegelijk de aanmeldingen, standindeling, stroomvoorziening, catering, parkeren en ontvangst regelen. Begin met de exposantenlijst en locatie, werk daarna de plattegrond en praktische informatie uit. In de laatste week draait alles om bevestigingen, naamkaartjes, leveringen en duidelijke routeborden. Deze checklist geeft je de volgorde en aandachtspunten voor een overzichtelijke beursdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Exposantenlijst opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Locatie reserveren
Meubilair reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Exposanten bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Plattegrond indelen
2 personen
Stroomplan maken
2 personen
Parkeerinformatie vastleggen
Exposantenhandleiding maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Logo's van exposanten verzamelen
Parkeer- en routeborden maken
2 personen
Bezoekersherinnering versturen
Exposanteninformatie versturen
Materialen inkopen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Ontvangst van leveringen plannen
Inschrijflijsten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Exposantenmappen samenstellen
2 personen
Tafelnummers klaarleggen
Registratietablets opladen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Opbouwteam instrueren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Fietsrekken plaatsen
3 personen
Standnummers aanbrengen
3 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands brengen
3 personen
Techniek controleren
2 personen
Entree en garderobe openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Exposanten ondersteunen
2 personen
Aankondigingen verzorgen
Bezoekersuitgifte afsluiten
2 personen
Exposanten uitchecken
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Catering veilig opbergen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekersvragen afhandelen
Exposantenfacturen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratietafelsaantal 2
Infotafel
Loungefauteuilsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Fietsrekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 10
Presentatiekubussenaantal 12

Apparatuur

Registratietabletsaantal 2
Betaalterminal
Printer
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 20
Kabelmattenaantal 20
Portofoonsaantal 6
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Opslagboxenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Glazenaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Decoratie

Beursbanneraantal 2
Standbannersaantal 10
Richtingsbordenaantal 20
Standnummersaantal 30
Kleefhakenaantal 50
Kabelbindersaantal 200
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 250

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 10
Spanbandenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de exposantenlijst vroeg vast en stuur na bevestiging een handleiding met standnummer, opbouwinformatie, parkeerroute en contactgegevens. Zo voorkom je dat deelnemers op de beursdag nog naar hun plek moeten zoeken.
Maak de plattegrond pas definitief nadat je het stroomplan hebt gecontroleerd. Noteer per stand waar verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten nodig zijn en houd looproutes vrij.
Plan de ontvangst in twee delen: een registratietafel voor bezoekers en een aparte ontvangst voor exposanten. Leg inschrijflijsten, naamkaartjes en exposantenmappen vóór opening klaar.
Verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt en tel koffie, bekers, glazen, borden en bestek apart. Plan ook wie leveringen ontvangt en waar koelboxen, thermoskannen en opslagboxen blijven staan.
Verstuur bezoekersherinneringen kort voor de beurs met route- en parkeerinformatie. Hang daarnaast bij aankomst duidelijke parkeer- en routeborden op; bezoekers volgen op locatie zelden alleen de digitale informatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, exposantenlijst en het aanmeldformulier. Plan de plattegrond, catering en exposanteninformatie uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten bevestigen voor een fietsbeurs?: Bevestig exposanten zodra hun aanmelding en praktische gegevens compleet zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur de definitieve standnummers en handleiding uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een fietsbeurs?: Reken minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, stoelen, fietsrekken, banners, registratie en stroom. Reserveer extra tijd als leveringen op verschillende momenten binnenkomen of meerdere exposanten zelf opbouwen.
Wanneer bestel ik catering voor een fietsbeurs?: Bestel catering ongeveer 2 weken vooraf, nadat je het verwachte aantal exposanten en bezoekers hebt vastgesteld. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.