Organiser un salon du vélo : la checklist complète

Un salon du vélo demande surtout une coordination précise entre les exposants, le lieu et l’accueil des visiteurs. Commence par établir la liste des exposants et le formulaire d’inscription, puis réserve l’espace et le mobilier avant de construire le plan des stands. Les branchements électriques, les livraisons, les badges et la signalétique sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le mobilier
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Organiser le plan
2 personnes
Établir le plan électrique
2 personnes
Noter les informations de stationnement
Créer le guide exposants
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Collecter les logos des exposants
Créer des panneaux de stationnement et d’itinéraire
2 personnes
Envoyer un rappel aux visiteurs
Envoyer les informations aux exposants
Acheter le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Prévoir la réception des livraisons
Imprimer les listes d'inscription
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Constituer les dossiers des exposants
2 personnes
Préparer les numéros de table
Charger les tablettes d’enregistrement
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Briefer l’équipe de montage

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les supports à vélos
3 personnes
Apposer les numéros de stand
3 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants à leurs stands
3 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aider les exposants
2 personnes
Assurer les annonces
Clore le point d’accueil des visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Traiter les questions des visiteurs
Collecter les factures des exposants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Chaisesqté 80
Tables d’inscriptionqté 2
Panneau d’information
Fauteuils loungeqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Porte-vélosqté 40
Poubellesqté 10
Cubes de présentationqté 12

Équipement

Tablettes d'inscriptionqté 2
Terminal de paiement
Imprimante
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 20
Passe-câblesqté 20
Talkies-walkiesqté 6
Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Caisses de stockageqté 12
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verresqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250

Décoration

Bannière de salonqté 2
Bannières de standqté 10
Panneaux directionnelsqté 20
Numéros de standqté 30
Crochets adhésifsqté 50
Serre-câblesqté 200
Porte-nomsqté 100
Braceletsqté 250

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Outils multifonctionsqté 4
Supports à vélosqté 10
Sangles d'arrimageqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et le mobilier plusieurs semaines avant l’événement : il faut prévoir les tables d’exposition, les chaises, les porte-vélos et les tables d’inscription, pas seulement la surface des stands.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription des exposants, puis commande le catering après confirmation des participants. Prévois aussi un délai pour les régimes particuliers et les quantités finales.
Dessine le plan des stands avant d’attribuer les numéros. Vérifie ensuite les prises, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles pour éviter qu’un exposant découvre un branchement impossible le jour du salon.
Prépare les informations visiteurs au moins 7 jours avant l’ouverture : horaires, accès, stationnement et itinéraire doivent apparaître sur les panneaux et dans le rappel envoyé aux inscrits.
Réserve un créneau de réception pour chaque livraison et constitue les dossiers exposants avant l’accueil. Les badges nominatifs, les listes imprimées et les talkies-walkies évitent les blocages dès la première heure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du vélo ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, réserver le lieu, traiter les inscriptions et commander le matériel. Garde la dernière semaine pour le plan final, les badges, les panneaux et les confirmations.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon du vélo ?: Confirme les exposants environ 3 semaines avant le salon, après réception de leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques. Cela laisse le temps d’attribuer les stands et de finaliser le guide exposants.
Que prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installe une table d’inscription, des tablettes, un terminal de paiement, une imprimante et les listes d’inscription. Prépare les badges et teste le matériel au moins 1 jour avant l’ouverture.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoie le guide exposants et le plan de leur stand 7 à 10 jours avant l’événement. Un rappel final 48 heures avant peut préciser l’horaire d’arrivée, le stationnement et la réception des livraisons.

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