Checklist para organizar una feria de bicicletas

Una feria de bicicletas necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar inscripciones, puestos, entregas, electricidad, aparcamiento y circulación de visitantes. Este plan reúne 78 tareas y 47 materiales para seguir el trabajo en orden, desde la reserva del lugar hasta el cierre. Así puedes confirmar a cada expositor, preparar el registro y tener lista la información que se necesita el día de la feria. Usa la checklist para repartir responsabilidades y evitar preparativos de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Preparar la lista de expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reservar el lugar
Reservar mobiliario
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Distribuir el plano
2 personas
Hacer el plan de electricidad
2 personas
Registrar la información de aparcamiento
Crear la guía para expositores
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar los logotipos de los expositores
Hacer señales de aparcamiento y ruta
2 personas
Enviar recordatorio a los visitantes
Enviar información a los expositores
Comprar materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Planificar la recepción de las entregas
Imprimir listas de inscripción
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar carpetas de expositores
2 personas
Preparar los números de mesa
Cargar las tablets de registro
Preparar el punto de café y té
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Instruir al equipo de montaje

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Instalar soportes para bicicletas
3 personas
Colocar los números de stand
3 personas
Conectar la corriente
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Llevar a los expositores a sus stands
3 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Abrir la entrada y el guardarropa
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Realizar los anuncios
Cerrar la entrega a visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Entregar la ubicación limpia y ordenada
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Atender las preguntas de los visitantes
Reunir las facturas de los expositores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Sillascant. 80
Mesas de registrocant. 2
Mesa informativa
Butacas loungecant. 6
Percheroscant. 2
Portabicicletascant. 40
Papeleracant. 10
Cubos de presentacióncant. 12

Equipo

Tablets de registrocant. 2
Terminal de pago
Impresora
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Walkie-talkiescant. 6
Altavoz Bluetooth
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Vasoscant. 150
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250

Decoración

Banner de la feriacant. 2
Banners de standcant. 10
Señales direccionalescant. 20
Números de standcant. 30
Ganchos adhesivoscant. 50
Bridascant. 200
Portanombrescant. 100
Pulserascant. 250

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 6

Material deportivo

Bombas de bicicletacant. 4
Multiherramientascant. 4
Soportes para bicicletascant. 10
Correas de amarrecant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de asignar los números de stand. Pide también los logotipos y las preferencias dietéticas cuando confirmes la participación, para no perseguir esos datos durante la última semana.
Prepara el plano junto con el plan de electricidad. Las regletas, los enrollacables y las alfombrillas para cables deben quedar definidos antes del montaje, especialmente si varios stands necesitan corriente.
Calcula el registro para el momento de mayor llegada: coloca mesas de registro, tablets, una impresora y tarjetas de nombre en el mismo punto. Imprime además las listas de inscripción como respaldo si falla la conexión o una tablet.
Programa la recepción de las entregas con una franja horaria y una persona responsable. Sin esta coordinación, las mesas de exposición, los portabicicletas y el material de los stands pueden llegar cuando ya haya visitantes.
Envía a los expositores la guía, el plano, el número de stand y la información de aparcamiento varios días antes. A los visitantes, manda un recordatorio final con la ruta, el aparcamiento y el programa para reducir preguntas en la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bicicletas?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, publicar las inscripciones y enviar invitaciones. Deja las 2 últimas semanas para confirmar expositores, cerrar el plano, pedir el catering y distribuir la información operativa.
¿Cuándo hay que asignar los números de stand?: Asígnalos cuando la lista de expositores esté confirmada, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Después envía el número junto con el plano y la guía del expositor para que cada participante pueda preparar su montaje.
¿Qué materiales hacen falta para el registro de una feria?: Prepara mesas de registro, tablets, una impresora, tarjetas de nombre y listas impresas de inscripción. Ten al menos una copia en papel y una batería externa por punto de registro como respaldo.
¿Cuándo se debe pedir el catering?: Recoge las preferencias dietéticas al confirmar las inscripciones y pide el catering entre 7 y 10 días antes. Confirma las cantidades y la hora de entrega al menos 48 horas antes de la feria.

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