Fahrradmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fahrradmesse steht und fällt mit einer sauberen Ausstellerplanung und klaren Informationen. Lege zuerst Aussteller, Location und Anmeldeprozess fest, bevor du Möbel, Catering und Technik bestellst. Danach folgen Lageplan, Stromversorgung, Standnummern, Programm und Besucherkommunikation. Diese Checkliste hilft dir, die 78 Planungsschritte zeitlich zu ordnen und am Messetag Registrierung, Lieferungen und Ausstellerbetreuung im Griff zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ausstellerliste erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Location reservieren
Möbel reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Lageplan einteilen
2 Personen
Stromplan erstellen
2 Personen
Parkinformationen festhalten
Ausstellerleitfaden erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Programm erstellen
2 Personen
Logos der Aussteller sammeln
Park- und Wegweiser erstellen
2 Personen
Besucher-Erinnerung versenden
Ausstellerinformationen versenden
Materialien einkaufen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Annahme von Lieferungen planen
Anmeldelisten ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ausstellerordner zusammenstellen
2 Personen
Tischnummern bereitlegen
Registrierungstablets aufladen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Das Aufbauteam einweisen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Fahrradständer aufstellen
3 Personen
Standnummern anbringen
3 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Kabel sicher abdecken
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen bringen
3 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Eingang und Garderobe öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Aussteller unterstützen
2 Personen
Ankündigungen organisieren
Besucherausgabe schließen
2 Personen
Aussteller auschecken
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Catering sicher verstauen
2 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Veranstaltungsort besenrein übergeben
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Besucherfragen bearbeiten
Ausstellerrechnungen sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 30
StühleAnz. 80
RegistrierungstischeAnz. 2
Infotisch
Lounge-SesselAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
FahrradständerAnz. 40
AbfallbehälterAnz. 10
PräsentationswürfelAnz. 12

Ausstattung

RegistrierungstabletsAnz. 2
Kartenterminal
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
FunkgeräteAnz. 6
Bluetooth-Lautsprecher
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
LagerboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
GläserAnz. 150
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250

Dekoration

MessestandbannerAnz. 2
StandbannerAnz. 10
WegweiserAnz. 20
StandnummernAnz. 30
KlebehakenAnz. 50
KabelbinderAnz. 200
NamensschildhalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 250

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
MultitoolsAnz. 4
FahrradständerAnz. 10
SpanngurteAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
BesenAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit der Ausstellerliste und dem Anmeldeformular. Bestätige Aussteller erst, wenn Standfläche, Strombedarf und besondere Ernährungswünsche erfasst sind.
Plane den Hallen- und Stromplan spätestens 3 Wochen vor der Messe. Weise dann die Standnummern zu und verschicke Lageplan, Parkinformationen und Ausstellerleitfaden gemeinsam.
Lege für Lieferungen ein konkretes Annahmefenster am Aufbautag fest und bestimme eine zuständige Person. Ohne diesen Plan stehen Kartons, Banner und Ausstellungsmaterial schnell unbeaufsichtigt im Eingangsbereich.
Bereite Registrierung und Namensschilder am Vortag vor. Drucke die Anmeldelisten aus, lade die Registrierungstablets und prüfe Kartenterminal, Drucker, Funkgeräte sowie Verlängerungskabel.
Schicke Besuchern 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung mit Anreise-, Parkplatz- und Programmhinweisen. Rechne beim Catering mit den bestätigten Anmeldungen plus etwa 10 Prozent Reserve und berücksichtige dokumentierte Ernährungswünsche.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Fahrradmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Location, Ausstellerliste und Anmeldeformular. Die finale Standplanung, Technik und Catering-Bestellung sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin stehen.
Wann sollte man die Aussteller einer Fahrradmesse bestätigen?: Bestätige Aussteller, sobald Anmeldung, Standbedarf und Stromanforderungen geprüft sind, spätestens 4 Wochen vor der Messe. Schicke den Ausstellerleitfaden und die Standnummern danach gesammelt heraus.
Wie viel Catering brauche ich für eine Fahrradmesse?: Plane auf Basis der bestätigten Anmeldungen und bestelle ungefähr 10 Prozent Reserve. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vorher, damit das Catering diese noch berücksichtigen kann.
Was muss am Tag vor der Fahrradmesse vorbereitet werden?: Bereite Registrierungstische, Namensschilder, Anmeldelisten und Ausstellerordner am Vortag vor. Teste außerdem Strom, Registrierungstablets, Kartenterminal, Drucker und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Einlass.

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