Wat heb je nodig voor een fietsbeurs?

Voor een fietsbeurs heb je meer nodig dan tafels en fietsenrekken. Richt de ontvangst in met registratietafels, tablets, naamkaartjes en een printer, en zorg per exposant voor duidelijke standinformatie. Denk daarnaast aan stroomverdeling, kabelmatten, betaalmogelijkheden en een aparte plek voor catering en opslag. Met deze boodschappenlijst zie je welke materialen je moet inkopen of meenemen en wat vaak pas op het laatste moment ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratietafelsaantal 2
Infotafel
Loungefauteuilsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Fietsrekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 10
Presentatiekubussenaantal 12

Apparatuur

Registratietabletsaantal 2
Betaalterminal
Printer
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 20
Kabelmattenaantal 20
Portofoonsaantal 6
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Opslagboxenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Glazenaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Decoratie

Beursbanneraantal 2
Standbannersaantal 10
Richtingsbordenaantal 20
Standnummersaantal 30
Kleefhakenaantal 50
Kabelbindersaantal 200
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 250

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 10
Spanbandenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 5 flessen
- Ice tea - 5 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 5 zakken
- Borrelnootjes - 4 zakken
- Miniwraps - 180 stuks
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 6 bakjes
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Ham - 2 kilogram
- Gerookte kip - 2 kilogram
- Komkommer - 12 stuks
- Rucola - 8 zakken
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Olijven - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Koekjes - 8 pakken
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Vegan beleg - 4 bakjes
- Notenvrije snacks - 4 pakken
- IJsblokjes - 12 zakken
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 4 flessen
- Wegwerphandschoenen - 2 dozen
- Etiketten - 2 pakken

Tips

Plan per stand minimaal één expositietafel en controleer vooraf of exposanten extra ruimte nodig hebben voor kledingrekken, presentatiekubussen of fietsenrekken. Reserveer afwijkend meubilair uiterlijk twee weken voor de beurs.
Maak voor de registratie minimaal één volledig werkende tablet per ingang en houd één printer en extra naamkaartjes achter de hand. Test de registratie en betaalterminal uiterlijk de dag ervoor.
Tel verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten op basis van het stroomplan, niet op gevoel. Leg alle kabels vóór opening vast en markeer looppaden zodat bezoekers niet struikelen.
Bestel koffie, bekers, glazen, borden en bestek voor het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent reserve. Zet koffiezetapparaten en thermoskannen ruim vóór de eerste exposanten binnen klaar.
Zet beursbanner, standbanners, routeborden en standnummers apart in een opslagbox. Controleer dit materiaal bij ontvangst van de leveringen, zodat ontbrekende printmaterialen nog vóór de opbouw kunnen worden vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een fietsbeurs?: Reken minimaal één expositietafel per exposant en voeg aparte registratietafels en een infotafel toe. Tel extra tafels mee voor catering, betaalpunten of demonstraties; leg de definitieve aantallen vast zodra de exposantenlijst is bevestigd.
Hoeveel bekers en servies heb ik nodig voor een fietsbeurs?: Bestel per verwachte bezoeker minimaal één herbruikbare beker en reken voor koffie en catering op ongeveer 10 procent reserve. Voor een zittende cateringopstelling heb je daarnaast per persoon één bord en één bestekset nodig.
Wanneer moet ik materialen voor een fietsbeurs bestellen?: Bestel gehuurd meubilair, fietsenrekken en apparatuur minstens twee weken vooraf. Plaats de cateringbestelling zodra het bezoekersaantal en de dieetwensen bekend zijn, bij voorkeur uiterlijk vijf werkdagen voor de beurs.
Hoeveel registratieapparatuur heb ik nodig?: Gebruik minimaal één registratietablet per ingang of registratiestroom en houd één printer beschikbaar voor naamkaartjes en inschrijflijsten. Test tablets, printer en betaalterminal uiterlijk één dag vooraf en laad powerbanks die ochtend volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.