Checklist voor een goed georganiseerd federatiecongres

Een federatiecongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, catering, techniek, bewegwijzering en de inrichting van meerdere ruimtes. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar registratie, presentaties en de congresdag zelf. Deze checklist helpt je om 75 taken en 59 benodigdheden in de juiste volgorde af te handelen, zodat je minder op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers en dagvoorzitter bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Catering en aantallen bevestigen
2 personen
Technische apparatuur reserveren
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma's afdrukken
Routeborden afdrukken
Benodigdheden inkopen
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Materialen per ruimte sorteren
3 personen
Sprekersbriefing versturen
Weersverwachting controleren
Telefoonnummers beschikbaar maken
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Congreszaal inrichten
5 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Registratiematerialen klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
4 personen
Dinerbuffet voorbereiden
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie starten
2 personen
Tijdschema bijhouden
Microfoons aanreiken
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Technische pauze controleren
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden aanwijzen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffetten leegruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Sprekers bedankbericht sturen
Presentaties delen
Gevonden voorwerpen registreren
Restanten veilig opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 140

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Stiften voor flip-overaantal 24

Servies

Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 150
Koffielepelsaantal 150
Tafelmessenaantal 150
Tafelvorkenaantal 150
Opscheplepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Broodmandenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 140
Tafelnummerkaartenaantal 18
Bloemstukkenaantal 12
Federatievlaggenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 18

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test uiterlijk één dag voor het congres. Controleer dan de projector, het scherm, de presentatielaptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel met de presentaties die daadwerkelijk worden gebruikt.
Sluit de deelnemersregistratie niet af zonder de dieetwensen en vervoersinformatie te controleren. Maak de deelnemerslijst, naamkaartjes en programma’s minimaal 24 uur vóór de start definitief en druk ze daarna pas af.
Maak per ruimte een aparte materialenstapel. Leg bijvoorbeeld flip-over, stiften, tafels, stoelen en kabels bij elkaar, zodat de congreszaal, registratiebalie en eventuele kleinere zalen onafhankelijk kunnen worden ingericht.
Bevestig catering en aantallen op basis van de actuele aanmeldingen. Tel naast dinerborden en tafelmessen ook dessertborden, koffiekopjes, waterglazen, wijnglazen en koffielepels mee; ontbrekend servies valt pas op als het diner begint.
Stuur de sprekersbriefing uiterlijk 3 dagen voor het congres. Zet daarin het tijdstip waarop zij aanwezig moeten zijn, het telefoonnummer van de contactpersoon, de aanleverdeadline voor presentaties en de route naar de kleedkamer of spreekruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een federatiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, zalen en hoofdsprekers. Open de aanmeldingen zodra programma en praktische informatie vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor het congres.
Wanneer moet ik de catering voor een federatiecongres bevestigen?: Bevestig de voorlopige aantallen ongeveer 4 weken vooraf en geef de definitieve aantallen 5 tot 7 dagen voor het congres door. Controleer dan ook dieetwensen, dinerkeuze en het benodigde servies.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op en controleer ze dezelfde dag op beeldverhouding, video’s, lettertypen en aansluitingen. Zet alle definitieve bestanden daarna op één presentatielaptop.
Wat moet ik op de congresdag als eerste doen?: Bouw 2 tot 3 uur voor de ontvangst de registratiebalie en congreszaal op. Test vervolgens alle techniek, plaats routeborden en naamkaartjes en loop vóór binnenkomst van deelnemers het programma met de dagvoorzitter door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.