Checklist pour organiser un congrès fédéral

Un congrès fédéral demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par bloquer la date, le lieu et les salles, puis structurez les inscriptions et les informations pratiques. Dans les dernières semaines, vérifiez les présentations, les besoins alimentaires, le catering et le matériel technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, comme les badges, les adaptateurs ou les panneaux d’orientation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Confirmer les intervenants et le modérateur
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Confirmer le catering et les quantités
2 personnes
Réserver le matériel technique
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Acheter les fournitures nécessaires
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Trier le matériel par salle
3 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Vérifier les prévisions météo
Rendre les numéros de téléphone disponibles
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Aménager la salle du congrès
5 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le matériel d’inscription
2 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
Préparer le buffet du dîner
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Lancer la présentation d’ouverture
2 personnes
Suivre le planning
Distribuer les micros
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Vérifier la pause technique
Animer la table ronde
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Attribuer les repas spéciaux
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vider les buffets
4 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver la liste des participants
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Partager les présentations
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tablesqté 18
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Portants de logeqté 2
Cintresqté 140

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Marqueurs pour paperboardqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Cuillères à caféqté 150
Couteaux de tableqté 150
Fourchettes de tableqté 150
Louchesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 8
Carafes d’eauqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 140
Cartes de numéros de tableqté 18
Compositions floralesqté 12
Drapeaux des fédérationsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 18

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les salles avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, les espaces utilisés et les éventuelles informations de transport dès leur invitation.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 10 à 14 jours avant le congrès. Vous pourrez ainsi confirmer les quantités au traiteur sans travailler sur des estimations.
Demandez les présentations plusieurs jours avant l’événement et testez-les sur l’ordinateur prévu sur place. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, le projecteur, les microphones et les rallonges.
Préparez les badges nominatifs, la liste des participants, les programmes et les panneaux d’orientation au moins 2 jours avant l’ouverture. Le comptoir d’enregistrement doit être installé avant l’arrivée du premier participant.
Triez le matériel par salle la veille : mobilier, équipement technique, fournitures et documents. Gardez une liste de numéros de téléphone accessible et désignez une personne capable de résoudre rapidement les problèmes techniques.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès fédéral ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le congrès si le programme et le lieu sont confirmés. Fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et transmettre les quantités au traiteur.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirmez les intervenants et le modérateur au moins 6 semaines avant le congrès. Envoyez ensuite un briefing détaillé et demandez les présentations définitives 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand préparer les badges et les documents du congrès ?: Imprimez les badges, la liste des participants, les programmes et les panneaux d’orientation 1 à 2 jours avant le congrès. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier pour la technique d’un congrès fédéral ?: Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage au moins 2 heures avant l’accueil. Prévoyez également les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges nécessaires dans chaque salle.

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