Checklist voor een goed georganiseerd fanfareconcert

Een fanfareconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een programma verzamelen. Je moet de locatie, vergunningen, bezetting en techniek op tijd vastleggen, en op de concertdag zelf ruimte maken voor podium, lessenaars en instrumenten. Deze checklist volgt de organisatie van eerste bevestigingen tot opruimen. Let vooral op zaken die vaak pas op de laatste dag opvallen: parkeerinformatie, dieetwensen, sleutels, stroompunten en een duidelijke route voor leveranciers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertlocatie bevestigen
Vergunningen controleren
Muzikantenlijst bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Dirigent instrueren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Parkeerinformatie versturen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Instrumenten controleren
3 personen
Muziekmappen ordenen
2 personen
Route voor leveranciers maken
Weersverwachting controleren
Sleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Toiletten controleren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Orkestpodium inrichten
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Partituren klaarleggen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiehoek klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Branduitgangen vrijmaken
2 personen

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Instrumenten uitladen
4 personen
Orkest opstellen
4 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaartverkoop verzorgen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Afscheid aankondigen
Muzikanten bedanken
2 personen
Uitloop begeleiden
2 personen
Garderobe afronden
2 personen
Instrumenten inladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad tellen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Orkestkistenaantal 4
Instrumententafelsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 140
Koffielepelsaantal 100
Serveertangenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Kannenaantal 6

Catering

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Menukaartenhoudersaantal 6
Koffie-isoleerkannenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Zeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Tips

Bevestig de locatie en controleer vergunningen minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen na hoeveel stoelen, tafels, podiumdelen en stroompunten beschikbaar zijn, zodat je geen dubbele of ontbrekende inrichting plant.
Maak de muzikantenlijst en het programma uiterlijk 4 weken voor het concert definitief. Instrueer de dirigent daarna over speeltijden, pauzes, opkomst en de volgorde van de muziekstukken.
Verstuur uitnodigingen en parkeerinformatie niet tegelijk op het laatste moment: stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het concert.
Test geluid en stroom vóór de zaal open gaat. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen samen met de opstelling van orkestpodium en muzieklessenaars.
Plan op de concertdag minstens 2 uur voor opbouw en controle. Haal sleutels op, controleer toiletten en ruimtes, zet stoelen en tafels klaar en plaats waterglazen, koffievoorzieningen en instrumententafels voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fanfareconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en muzikanten. Maak het programma ongeveer 4 weken vooraf definitief en rond catering en dieetwensen 10 dagen voor het concert af.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een fanfareconcert?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes en toiletten, opstellen van stoelen en tafels en inrichten van podium en lessenaars. Reken extra tijd als geluidstechniek of podiumdelen nog opgebouwd moeten worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een fanfareconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het concert. Stuur parkeerinformatie uiterlijk 1 week vooraf, zodat bezoekers hun route en aankomst kunnen plannen.
Wat moet je testen voor een fanfareconcert?: Controleer vóór de zaal open gaat alle microfoons, microfoonstatieven, het mengpaneel, luidsprekers en stroomaansluitingen. Loop ook de positie van de dirigentenlessenaar, muzieklessenaars en instrumententafels na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.