Checklist pour organiser un concert de fanfare

Un concert de fanfare demande une coordination précise entre le lieu, les musiciens, le public et l’installation technique. Commencez par confirmer la salle, les autorisations, l’effectif et le programme, puis verrouillez les besoins pratiques des participants. La dernière semaine sert surtout à imprimer les documents, préparer l’accueil et vérifier les instruments, les partitions et la météo. Le jour même, prévoyez assez de temps pour ouvrir le lieu, installer les chaises, la scène et les pupitres avant l’arrivée des musiciens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu du concert
Vérifier les autorisations
Confirmer la liste des musiciens
Finaliser le programme
2 personnes
Briefer le chef d’orchestre
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Envoyer les infos de parking
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les instruments
3 personnes
Classer les partitions
2 personnes
Établir l’itinéraire pour les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les clés
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la scène de l’orchestre
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Préparer les partitions
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Dégager les sorties de secours
2 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Décharger les instruments
4 personnes
Installer l’orchestre
4 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer la billetterie
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Annoncer le départ
Remercier les musiciens
2 personnes
Encadrer la sortie
2 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Charger les instruments
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter le stock
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Archiver les photos et les documents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Caisses d’orchestreqté 4
Tables pour instrumentsqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 140
Cuillères à caféqté 100
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12
Carafesqté 6

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Présentoirs à menusqté 6
Thermos à caféqté 4
Courses

Décoration

Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savonqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Conseils

Confirmez le lieu et les autorisations plusieurs semaines avant le concert. Vérifiez aussi les horaires d’accès, les clés et les possibilités de stationnement pour les fournisseurs et les musiciens.
Finalisez le programme avant d’imprimer les exemplaires destinés au public. Gardez une version de secours et classez les partitions dans l’ordre exact du concert pour éviter une recherche au dernier moment.
Recueillez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi prévoir les boissons, le café, les gobelets et le service sans faire des achats incomplets.
Réservez une vraie plage d’installation le jour même : comptez au moins 2 heures pour les chaises, les éléments de podium, les pupitres, les micros, la table de mixage et les haut-parleurs.
Testez chaque instrument, câble, multiprise et rallonge avant l’ouverture des portes. Prévoyez du ruban gaffer et un itinéraire clair pour les fournisseurs afin de corriger rapidement un câble mal placé ou un problème de circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les musiciens, le programme, les invitations et les réservations.
Quand faut-il finaliser le programme d’un concert de fanfare ?: Finalisez-le au moins 10 à 14 jours avant le concert. Il restera alors assez de temps pour briefer le chef d’orchestre, classer les partitions et imprimer les programmes.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. L’installation comprend les chaises, la scène, les pupitres, les micros, la sonorisation, les tables et la vérification des espaces.
Quand vérifier la météo pour un concert de fanfare ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière le matin du concert. Cela permet d’adapter l’accueil, le stationnement et le transport du matériel si une partie du trajet ou de l’événement se déroule dehors.

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