Familiespeurtocht organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een familiespeurtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen leuke opdrachten bedenken. Je regelt eerst een geschikte route en locatie, daarna de inschrijvingen, teams en spelmaterialen. In de laatste week controleer je de route, verzamel je dieetwensen en maak je alle spullen per post klaar. Op de dag zelf helpen een registratietafel, duidelijke markeringen en een korte test van microfoon en speaker om de start zonder oponthoud te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Locatie en route reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Route vooraf lopen
2 personen
Route veilig markeren
2 personen
Speurtochtopdrachten schrijven
2 personen
Antwoorden en scoreblad maken
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling communiceren
Speurtochtkaarten printen
Opdrachtmaterialen sorteren
2 personen
Prijzen en certificaten inkopen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Speurtochtposten klaarzetten
4 personen
Geluid en microfoon testen
Prijzen uitstallen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams registreren
2 personen
Startuitleg geven
Speurtocht begeleiden
6 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Speurtochtposten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Speurtochtkaartenaantal 12
Scorebladenaantal 12
Antwoordbladenaantal 12
Potlodenaantal 30
Pennenaantal 20
Teamhesjesaantal 50
Opdrachtbordjesaantal 12
Pionnenaantal 24
Lintenaantal 12
Prijzenaantal 12
Certificatenaantal 50
Klembordenaantal 12
Waterdichte opbergbakkenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route uiterlijk één week vooraf en controleer daarna nog een keer op losse takken, wegwerkzaamheden en onduidelijke kruisingen. Markeer posten met linten of pionnen en noteer een alternatief als een deel niet toegankelijk blijkt.
Stuur uitnodigingen minstens drie weken vooraf en sluit de aanmelding zeven dagen voor de speurtocht. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor teamindeling, teamhesjes en het verzamelen van dieetwensen.
Maak per team een pakket met een speurtochtkaart, scoreblad, antwoordblad, potloden en eventueel een klembord. Leg daarnaast reserve-exemplaren en extra pennen in een waterdichte opbergbak bij de registratietafel.
Zet speurtochtposten, opdrachtbordjes en materialen in volgorde van de route klaar. Sorteer dit uiterlijk de avond ervoor per post, zodat je op locatie niet meer hoeft te zoeken naar losse onderdelen.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw: partytenten, tafels, stoelen, registratietafel, versiering en afvalbakken. Test speaker, draadloze microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren en koel dranken minstens twee uur vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiespeurtocht organiseren?: Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf met thema, route en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de datum en sluit de inschrijving zeven dagen vooraf, zodat je teams en materialen definitief kunt maken.
Hoe lang duurt een familiespeurtocht?: Reken meestal op 90 tot 150 minuten voor de route, afhankelijk van het aantal opdrachten en de loopsnelheid van kinderen en volwassenen. Plan daarnaast 30 minuten voor registratie en uitleg en minstens 30 minuten voor eten of drinken na afloop.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een familiespeurtocht op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten op locatie voor tenten, tafels, registratie, routeposten en techniek. Als je de materialen niet de avond ervoor per post sorteert, kan de opbouw gemakkelijk 30 tot 45 minuten langer duren.
Wanneer moet ik de route van een familiespeurtocht controleren?: Loop de route minimaal zeven dagen vooraf volledig na en controleer hem op de ochtend zelf nog kort. Kijk vooral naar markeringen, doorgangen, verkeerssituaties en plekken waar regen of werkzaamheden de route kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.