Checklist voor een goed georganiseerde familieloop

Bij een familieloop komen route, veiligheid, inschrijvingen en verzorging samen. Leg eerst datum, locatie en route vast en regel daarna vergunning, verkeersplan en vrijwilligers. In de laatste week verschuift de aandacht naar startnummers, routeborden, hesjes, dranken en hapjes. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een overzichtelijke start en finish, zonder dat kleine maar noodzakelijke spullen pas op de ochtend zelf worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunning aanvragen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Start- en finishlocatie controleren
2 personen
Route opmeten
2 personen
Route veilig bevonden
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers samenstellen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Routeposten indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Hesjes klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringstafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Route uitzetten
4 personen
Routeposten bevoorraden
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inschrijving openen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startsein geven
2 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Verkeerspunten bewaken
6 personen
Water uitdelen
4 personen
Deelnemers finishen registreren
3 personen
Medailles uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderen begeleiden bij spellen
4 personen
Muziek verzorgen
Verloren voorwerpen verzamelen
Afvalbakken legen
2 personen
Finish sluiten
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Verkeersmaterialen ophalen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materiaal terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over uitslagen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opbergkrattenaantal 10

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Telefoonsaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerbandenaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishermedaillesaantal 180
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Routepijlenaantal 30
Waterbekersaantal 500
Klembordenaantal 8
Stopwatchesaantal 4
EHBO-tassenaantal 2
Nooddekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Start-finishboog
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de route vooraf op en controleer alle kruisingen, bochten en smalle stukken. Plan routeposten en verdeel vrijwilligers uiterlijk een week voor de loop, zodat niemand op het laatste moment hoeft te raden waar hij moet staan.
Open de aanmelding zodra datum en route vastliggen en vraag dieetwensen meteen uit. Druk de deelnemerslijst en startnummers niet pas op de dag zelf af; sorteer de nummers vooraf per gezin, afstand of startgroep.
Maak voor de start een aparte tafel voor inschrijving en een tweede plek voor startnummers en veiligheidsspelden. Leg klemborden, telefoons, stopwatches en portofoons per vrijwilliger klaar; losse spullen in één opbergkrat zorgen anders voor vertraging.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en richt de start- en finishlocatie daarop in. Partytenten, koelboxen, waterbekers, herbruikbare bekers en afvalbakken moeten vóór de eerste deelnemers op hun plek staan.
Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw klaar is. Laad powerbanks op en spreek af wie de portofoons beheert; neem voor routeposten ook veiligheidshesjes, pionnen, afzetlint en routepijlen mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familieloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, route en vergunning. Vrijwilligers werven, aanmeldingen verwerken en het verkeersplan maken kost daarna meestal nog enkele weken.
Wanneer moet ik de vergunning voor een familieloop aanvragen?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de loop. De benodigde termijn verschilt per gemeente en hangt af van route, verkeersmaatregelen en het aantal deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een familieloop?: Reken minimaal één vrijwilliger per routepost en voeg mensen toe voor inschrijving, start, finish en verzorging. Voor een route met 6 posten heb je dus al snel 10 tot 14 vrijwilligers nodig.
Wanneer moet ik startnummers en routeborden klaarmaken?: Maak startnummers, startnummerbanden en routeborden uiterlijk 2 dagen vooraf klaar. Controleer de routepijlen en leg op de dag zelf per routepost een compleet pakket met hesje, portofoon en veiligheidsmateriaal neer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.