Familienlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Familienlauf müssen Route, Genehmigung und Helfer früh feststehen, bevor Einladungen verschickt werden. Plane Start und Ziel so, dass Anmeldung, Getränke und Erste Hilfe gut erreichbar sind. In der letzten Woche zählen vor allem Teilnehmerliste, Startnummern, Streckenbeschilderung und der Einsatzplan. Diese Checkliste hilft dir, die 70 Aufgaben und 57 benötigten Dinge in der richtigen Reihenfolge vorzubereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigung beantragen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Start- und Zielort prüfen
2 Personen
Route ausmessen
2 Personen
Strecke für sicher befunden
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startnummern zusammenstellen
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Routenposten einteilen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Westen bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Catering-Tisch vorbereiten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Route festlegen
4 Personen
Versorgung der Kontrollposten entlang der Strecke
4 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Anmeldung öffnen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Verkehrspunkte überwachen
6 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Zieleinläufe der Teilnehmer registrieren
3 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Kinder bei Spielen begleiten
4 Personen
Musik organisieren
Fundsachen sammeln
Mülleimer leeren
2 Personen
Zielschluss
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wegweiser abholen
4 Personen
Verkehrsmaterialien abholen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Material zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 4
AnmeldetischeAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 10

Ausstattung

Kabellose LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
TelefoneAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
StartnummernbänderAnz. 180
SicherheitsnadelnAnz. 400
FinishermedaillenAnz. 180
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 8
WegweiserAnz. 30
WasserbecherAnz. 500
KlemmbretterAnz. 8
StoppuhrenAnz. 4
Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ScherenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

Start-Ziel-Bogen
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
RichtungsschilderAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Start und Ziel mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Miss die Strecke aus und prüfe Kreuzungen, Engstellen sowie Abschnitte, an denen Streckenposten gebraucht werden.
Beantrage die Genehmigung frühzeitig und erstelle danach den Verkehrsplan. Rechne für die Bearbeitung mindestens 4 Wochen ein, sofern die zuständige Stelle keine andere Frist nennt.
Plane pro Streckenabschnitt mindestens eine eingewiesene Person und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Anmeldung, Zielbereich und Verpflegung ein. Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 10 Tage vor dem Lauf.
Drucke Teilnehmerliste und Startnummern 1 bis 2 Tage vorher aus und sortiere die Nummern nach Anmeldung oder Startgruppe. Lege Sicherheitsnadeln, Klemmbretter und Telefone direkt am Anmeldetisch bereit.
Stelle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Start kalt. Plane je Teilnehmenden etwa 0,5 bis 0,75 Liter Wasser sowie zusätzliche Becher für Helfer und Nachzügler ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Familienlauf anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Route und Genehmigung. Für die behördliche Prüfung solltest du meist mindestens 4 Wochen einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Familienlauf?: Plane mindestens eine Person pro wichtigem Streckenabschnitt sowie 2 bis 3 Helfer für Anmeldung, Ziel und Verpflegung ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen oder vielen Teilnehmenden brauchst du zusätzliche Streckenposten.
Wie viel Wasser brauche ich für einen Familienlauf?: Rechne mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern pro teilnehmender Person und stelle zusätzlich Wasser für Helfer bereit. Kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Start und halte Nachschub im Zielbereich bereit.
Wann soll ich Startnummern und Teilnehmerliste vorbereiten?: Bereite beides 1 bis 2 Tage vor dem Lauf vor. Sortiere die Startnummern anschließend und lege Sicherheitsnadeln, Klemmbretter sowie die aktuelle Liste am Anmeldetisch aus.

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