Checklist para organizar una carrera familiar

Una carrera familiar necesita más que marcar una ruta y reunir a los participantes. Hay que cerrar el recorrido, tramitar los permisos, organizar las inscripciones y distribuir a los voluntarios antes del día de la prueba. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto, desde la planificación del tráfico hasta la entrega de dorsales, bebidas y medallas. También recoge los detalles que suelen quedar para el último momento, como la previsión meteorológica, los chalecos y las comunicaciones por radio.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permiso
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Verificar el lugar de salida y llegada
2 personas
Medir la ruta
2 personas
Ruta declarada segura
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar los dorsales
3 personas
Imprimir la lista de participantes
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Asignar los puestos de la ruta
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Preparar los chalecos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Llevar el material al lugar
4 personas
Montar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Trazar la ruta
4 personas
Abastecer los puestos de la ruta
4 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Preparar los dorsales
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la inscripción
4 personas
Repartir dorsales
4 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Vigilar los puntos de tráfico
6 personas
Repartir agua
4 personas
Registrar a los participantes que llegan a la meta
3 personas
Repartir las medallas
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar a los niños en los juegos
4 personas
Proporcionar la música
Recoger objetos perdidos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar la meta
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger los carteles de ruta
4 personas
Recoger el material de tráfico
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver el material
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 4
Mesas de inscripcióncant. 2
Papeleracant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cajas de almacenamientocant. 10

Equipo

Altavoces inalámbricoscant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Teléfonoscant. 4
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 180
Brazaletes con número de salidacant. 180
Imperdiblescant. 400
Medallas de finishercant. 180
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Flechas de rutacant. 30
Vasos de aguacant. 500
Portapapelescant. 8
Cronómetroscant. 4
Bolsas de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 10
Chalecos reflectantescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Tijerascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Arco de salida y meta
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6
Linternascant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define la fecha y mide la ruta antes de abrir las inscripciones. Reserva tiempo para comprobar la salida, la llegada y los puntos donde harán falta conos, flechas o cinta de balizamiento.
Solicita los permisos y prepara el plan de tráfico con varias semanas de margen. La ruta debe quedar declarada segura antes de anunciarla a las familias.
Cierra las inscripciones con tiempo para preparar los dorsales, ordenar la lista de participantes y recoger las preferencias dietéticas. Imprime una copia adicional para la mesa de inscripción.
Asigna a cada voluntario un puesto concreto y prepara un horario con horas de llegada. En una ruta familiar conviene confirmar también quién lleva walkie-talkie, botiquín y mantas de emergencia.
Haz la compra después de comprobar la lista y revisa el material el día anterior. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja listas las señales, los chalecos y las medallas para evitar montajes durante la salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera familiar?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha y la ruta, reservar el lugar y solicitar los permisos. Abre las inscripciones cuando la ruta y el plan de tráfico estén confirmados.
¿Cuándo se deben preparar los dorsales de una carrera?: Prepara los dorsales después de cerrar las inscripciones y revisa los nombres al menos 2 días antes. Ordena también la lista de participantes para encontrar cada inscripción rápidamente.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera familiar?: El número depende de la longitud de la ruta y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona por cada puesto de control definido en el plan de tráfico. Prepara el horario de voluntarios 3 o 4 días antes y confirma su asistencia.
¿Qué hay que revisar el día antes de una carrera familiar?: Comprueba la previsión del tiempo, las reservas, la lista de la compra y todo el material de ruta. Deja preparadas las señales, los chalecos, los dorsales, las bebidas y los aperitivos como máximo la tarde anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.