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Checklist pour organiser une course familiale

Une course familiale demande surtout une bonne organisation du parcours et des personnes qui l’encadrent. Commence par fixer la date, réserver le lieu et vérifier que l’itinéraire est sûr avant d’ouvrir les inscriptions. Prépare ensuite les dossards, les postes de bénévoles, le balisage et le ravitaillement. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, des panneaux et de l’accueil le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Demander une autorisation

  • Élaborer le plan de circulation

    2 personnes

  • Vérifier le lieu de départ et d’arrivée

    2 personnes

  • Mesurer le parcours

    2 personnes

  • Itinéraire jugé sûr

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Composer les dossards

    3 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les postes du parcours

    2 personnes

  • Confirmer les réservations

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Préparer les gilets

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre en place le coin café et thé

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    4 personnes

  • Monter l’arche de départ et d’arrivée

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Aménager la table de catering

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Tracer l’itinéraire

    4 personnes

  • Approvisionner les postes de ravitaillement

    4 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

    2 personnes

  • Préparer les dossards

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les inscriptions

    4 personnes

  • Distribuer les dossards

    4 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Animer l'échauffement

    2 personnes

  • Donner le signal de départ

    2 personnes

  • Doter les postes du parcours en personnel

    8 personnes

  • Surveiller les points de circulation

    6 personnes

  • Distribuer de l'eau

    4 personnes

  • Enregistrer les participants à l’arrivée

    3 personnes

  • Distribuer les médailles

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Accompagner les enfants pendant les jeux

    4 personnes

  • Fournir la musique

  • Rassembler les objets perdus

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Fermer l’arrivée

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Récupérer les panneaux indicateurs

    4 personnes

  • Récupérer le matériel de circulation

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    4 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Stocker les restes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Informer les participants des résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tabourets de barqté 4
  • Tables d’inscriptionqté 2
  • Poubellesqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Caisses de rangementqté 10

Équipement

  • Enceintes sans filqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 4
  • Téléphonesqté 4
  • Chronomètresqté 4
  • Talkies-walkiesqté 8

Matériel de sport

  • Numéros de départqté 180
  • Bracelets de dossardqté 180
  • Épingles de sûretéqté 400
  • Médailles de finisherqté 180
  • Cônesqté 30
  • Ruban de balisageqté 8
  • Flèches de directionqté 30
  • Gobelets d'eauqté 500
  • Presse-papiersqté 8
  • Chronomètresqté 4
  • Sacs de premiers secoursqté 2
  • Couvertures de survieqté 10
  • Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Louchesqté 8
  • Thermosqté 6
  • Carafes d’eauqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Verres doseursqté 2
  • Ciseauxqté 4
  • Pains de glaceqté 20

Décoration

  • Arche de départ-arrivée
  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 10
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux de directionqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampes LEDqté 6
  • Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Seauxqté 4
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Mesure le parcours avant d’envoyer les invitations et vérifie chaque croisement à risque. Prévois un plan de circulation clair ainsi que des flèches, des cônes et du ruban de balisage en quantité suffisante.
  • Ouvre les inscriptions dès que le lieu, l’itinéraire et les horaires sont confirmés. Demande aussi les besoins alimentaires afin de prévoir les en-cas et les boissons sans improviser la veille.
  • Répartis les bénévoles par poste et par portion du parcours, puis transmets-leur les consignes avant le jour J. Pour les zones éloignées, prévois des téléphones ou des talkies-walkies chargés.
  • Prépare les dossards, la liste des participants et les épingles au moins la veille. Classe les numéros dans l’ordre d’arrivée afin de réduire l’attente à la table d’inscription.
  • Mets les boissons au frais plusieurs heures avant le départ et installe un point de ravitaillement facilement accessible. Garde une réserve séparée, avec les sacs de premiers secours et les couvertures de survie disponibles rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une course familiale ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, mesurer le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course familiale ?
Ouvre le formulaire 4 à 6 semaines avant la course, une fois l’itinéraire et le lieu confirmés. Fixe une date de clôture environ 7 jours avant l’événement pour imprimer les dossards et finaliser les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course familiale ?
Prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 à 2 personnes au ravitaillement et une personne à chaque poste où les participants doivent être guidés ou protégés. Ajoute 2 personnes de réserve pour remplacer une absence ou intervenir rapidement.
Que préparer la veille d’une course familiale ?
La veille, trie les dossards, imprime la liste des participants, prépare les panneaux et les gilets, charge les téléphones et les talkies-walkies, puis vérifie les prévisions météo. Mets aussi de côté les tables d’inscription, les boissons, les en-cas et le matériel de premiers secours.

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