Checklist voor een geslaagd familiedansfeest

Een familiedansfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een leuke afspeellijst. Je regelt een locatie, gastenlijst, catering, dansactiviteiten, geluid en voldoende zit- en serveermateriaal. Begin met datum, budget en locatie en werk daarna toe naar het definitieve aantal gasten. In de laatste week controleer je allergieën, huurmaterialen, muziekbestanden en de zaalindeling. Zo voorkom je dat naamkaartjes, gekoelde dranken of een offline afspeellijst pas op de feestdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Feestbudget bepalen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Reservering locatie bevestigen
Geluidstoestemming controleren
Eind aantal gasten bepalen
2 personen
Indeling van de zaal tekenen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansactiviteiten kiezen
2 personen
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Allergieën aan keuken doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Huurmaterialen reserveren
Decoratievoorraad controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Muziekbestanden downloaden
Afspeellijst offline testen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebord ophangen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Afspeellijst starten
Openingswoord verzorgen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Warme gerechten serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Danswedstrijd begeleiden
2 personen
Verzoeknummers verwerken
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afscheidsmuziek starten
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies voorspoelen
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Vloer vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 2
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laptop
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6
Discolampenaantal 2
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Allergenenkaartjesaantal 20
Fotowand
Fotorekwisietenaantal 20
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6
Prijzen danswedstrijdaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en het budget minstens 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of je toestemming nodig hebt voor geluid en of tafels, stoelen en buffettafels aanwezig zijn.
Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor catering, naamkaartjes en de zaalindeling.
Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk 2 weken vooraf en geef ze door aan de keuken. Leg een aparte lijst klaar bij het buffet, zodat familieleden niet ter plekke hoeven uit te zoeken wat veilig is.
Maak het muziekprogramma uiterlijk 1 week vooraf en download alle muziekbestanden. Test de afspeellijst offline met de speakers, zodat het dansfeest niet afhankelijk is van wifi.
Plan de opbouw met vaste personen en druk het draaiboek 1 dag vooraf af. Koel dranken enkele uren voor aanvang en zet afvalbakken, garderoberekken en serveermateriaal klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedansfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en budget. Verstuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken voor het feest en bevestig de locatie uiterlijk 2 weken vooraf opnieuw.
Hoeveel gasten moet ik uiterlijk doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal gasten ongeveer 10 dagen vooraf door. Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk 2 weken vooraf, zodat de keuken het menu en de hoeveelheden kan aanpassen.
Wanneer moet ik de muziek voor een familiedansfeest regelen?: Stel het muziekprogramma 1 week vooraf samen en download de bestanden uiterlijk 2 dagen voor het feest. Test de volledige afspeellijst offline met de speakers voordat je de zaal opbouwt.
Wanneer moet ik de zaalindeling en het draaiboek maken?: Teken de zaalindeling zodra het definitieve aantal gasten bekend is, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Druk het draaiboek 1 dag voor het familiedansfeest af en geef vrijwilligers hun taken dan nogmaals door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.