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Familientanzfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Familientanzfest braucht mehr als eine Playlist und freie Fläche. Du musst früh klären, wie viele Gäste kommen, welche Musik und Tanzaktivitäten passen und ob die Location alle Anforderungen erfüllt. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum gekühlten Getränk am Veranstaltungstag. Besonders bei Familienfeiern werden Anmeldungen, Allergien, Offline-Musik und ausreichend Sitzplätze oft zu spät berücksichtigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Festbudget festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikvorlieben sammeln

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Soundgenehmigung prüfen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

    2 Personen

  • Raumaufteilung skizzieren

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Tanzaktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Allergien an die Küche weitergeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Leihmaterialien reservieren

  • Deko-Vorrat prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Musikdateien herunterladen

  • Playlist offline testen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Allergenetiketten anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Informationsschild aufhängen

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Playlist starten

  • Eröffnungsrede halten

  • Tanzfläche betreuen

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Warme Speisen servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Tanzwettbewerb begleiten

    2 Personen

  • Wunschsongs bearbeiten

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Abschiedsmusik starten

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr vorspülen

    2 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Boden fegen und wischen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KlappischeAnz. 2
  • PartyzelteAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 60
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 6
  • DiscolampenAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • PapiergirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • AllergiekärtchenAnz. 20
  • Fotowand
  • FotorequisitenAnz. 20
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • Preise für den TanzwettbewerbAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ort, Datum und Budget mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Bestätige die Reservierung der Location und prüfe früh, ob für die Musik eine Genehmigung erforderlich ist.
  • Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Fest. So kannst du Gästezahl, Ernährungswünsche und Allergien rechtzeitig an das Catering weitergeben.
  • Plane Musik und Tanzprogramm nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle die Musikdateien spätestens 3 Tage vorher offline bereit und teste die Playlist mit den Lautsprechern vollständig.
  • Skizziere die Raumaufteilung mindestens eine Woche vorher: Tanzfläche, Tische, Buffet, Garderobe und Abfallbehälter sollten sich nicht gegenseitig blockieren. Rechne außerdem Sitzplätze für alle Gäste ein, die zwischendurch pausieren möchten.
  • Teile freiwillige Helfer mit konkreten Zeiten ein. Eine Person sollte vor Beginn Getränke kühlen und den Buffetbereich vorbereiten, während eine andere Namensschilder, Drehbuch und Technik kontrolliert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familientanzfest organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Budget. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit die endgültige Gästezahl 2 bis 3 Wochen vorher feststeht.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Familientanzfest?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Stunde. Kaufe Wasser und andere alkoholfreie Getränke mit Reserve und kühle sie spätestens am Veranstaltungstag rechtzeitig.
Wann muss ich Allergien und Ernährungswünsche weitergeben?
Erfasse beides direkt mit der Anmeldung und gib die vollständige Liste spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Fest an die Küche oder das Catering weiter. Kurz vor dem Fest solltest du prüfen, ob sich noch Änderungen ergeben haben.
Wie prüfe ich die Musik für ein Familientanzfest?
Lade alle Musikdateien spätestens 3 Tage vorher herunter und teste die Playlist offline. Prüfe zusätzlich Lautsprecher, Lautstärke und den Ablauf einmal vollständig, damit am Festtag keine Internetverbindung nötig ist.

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