Familiedag organiseren: complete checklist

Een familiedag vraagt vooral om overzicht: eerst leg je datum, programma en locatie vast, daarna regel je gasten, eten en begeleiding. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef de definitieve aantallen door aan de keuken. Denk ook aan praktische zaken die vaak te laat komen, zoals parkeerinformatie, gekoelde dranken, naamkaartjes en een alternatief bij slecht weer. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een familiedag waarop iedereen weet waar hij moet zijn en wat er gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Reservering schriftelijk bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Definitieve gastenlijst maken
Dieetwensen aan keuken doorgeven
Spelprogramma uitwerken
2 personen
Spelbegeleiders indelen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Voorraad houdbare spullen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Vlees en zuivel gekoeld opslaan
2 personen
Menukaart en allergenenkaarten maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Prijsjes en diploma's klaarleggen
Batterijen opladen
Koelboxen vullen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Sausen en beleg klaarzetten
2 personen
Borden en bestek sorteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtslangen ophangen
3 personen
Spelstations uitzetten
4 personen
Kinderspeelhoek inrichten
2 personen
Grill en kookplek opbouwen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Crewbriefing houden
8 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
Familiefoto maken
2 personen
Spelronde begeleiden
6 personen
Kinderen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Grillgerechten bereiden
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Finalespel begeleiden
4 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Licht controleren
Afscheid begeleiden
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Tafels afruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Grill schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Lichtslangen verwijderen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 90
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 14
Tafelklemmenaantal 28

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Waterkannenaantal 10
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Etagèresaantal 4
Boodschappen

Keuken

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Grillroostersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Pannenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenwantenaantal 4
Koelkastthermometeraantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Menubordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Volleybalaantal 2
Badmintonsetsaantal 4
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 10
Waterballonnenaantal 200
Stoepkrijtaantal 12
Cornholebordaantal 2
Ringwerpsetaantal 2
Touwtrektouw
Bellenblaasaantal 6
Picknickdekensaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Afwasbakkenaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handvegeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Overig

EHBO-koffer
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2
Schaaraantal 4
Krattenaantal 12
Draagbare koelmataantal 2

Tips

Bevestig de locatie schriftelijk zodra de reservering rond is. Noteer daarbij wie toegang regelt, wanneer je kunt opbouwen en waar de partytent, klaptafels en stoelen mogen staan.
Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, contactgegevens en dieetwensen te verzamelen. Maak na de reactietermijn één definitieve gastenlijst en controleer die voordat je aantallen voor eten en servies doorgeeft.
Werk het spelprogramma uit met vaste tijdsblokken en wijs per onderdeel een begeleider aan. Leg het vrijwilligersrooster uiterlijk enkele dagen vooraf vast, zodat niet op de familiedag zelf blijkt dat een spelbegeleider ontbreekt.
Controleer twee dagen vooraf de voorraad houdbare spullen en rond daarna de boodschappen af. Zet dranken gekoeld klaar met voldoende koelboxen en koelelementen; vlees en zuivel bewaar je tot gebruik gekoeld.
Maak naast het programma ook een slechtweerplan en controleer de weersverwachting opnieuw op de dag ervoor. Verstuur parkeerinformatie vooraf en leg menukaart, allergenenkaarten en naamkaartjes klaar voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve gastenlijst.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst voor een familiedag maken?: Maak de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen voor de familiedag. Controleer dan ook telefoonnummers en geef aantallen en dieetwensen direct door aan de keuken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel extra water mee en houd gekoelde voorraad apart, zodat je tijdens het programma kunt bijvullen.
Wanneer moet ik een slechtweerplan voor een familiedag regelen?: Bevestig het slechtweerplan uiterlijk 1 week vooraf, inclusief de beschikbare ruimte en de opstelling van tafels en stoelen. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de start en informeer deelnemers direct als de locatie of route wijzigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.