Journée en famille : la checklist d’organisation

Une journée en famille réussie repose surtout sur une organisation précise avant l’arrivée des invités. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis suis les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des encadrants. La semaine précédente, vérifie le matériel, les achats, le stationnement et le plan de repli en cas de pluie. Cette checklist rassemble les 87 tâches et les 92 fournitures à prévoir, des invitations aux derniers préparatifs sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer la réservation par écrit
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Établir la liste définitive des invités
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
Élaborer le programme de jeu
2 personnes
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
Composer la sélection musicale
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Contrôler le stock de produits non périssables
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Stocker la viande et les produits laitiers au frais
2 personnes
Créer le menu et les cartes des allergènes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les prix et les diplômes
Recharger les batteries
Remplir les glacières
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Préparer les sauces et les garnitures
2 personnes
Trier les assiettes et les couverts
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Suspendre les guirlandes lumineuses
3 personnes
Installer les postes de jeu
4 personnes
Aménager le coin jeux pour enfants
2 personnes
Monter le grill et l’espace de cuisson
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Présenter le programme
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
Prendre une photo de famille
2 personnes
Animer le tour de jeu
6 personnes
Accompagner les enfants
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Préparer les plats au grill
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner le match final
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Accompagner les adieux
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

Dégager les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le grill
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les guirlandes lumineuses
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 90
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Nappeqté 14
Pinces de tableqté 28

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Carafes d’eauqté 10
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Présentoirs à étagesqté 4
Courses

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Casserolesqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 4
Thermomètre de réfrigérateurqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Volley-ballqté 2
Sets de badmintonqté 4
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 10
Balles d'eauqté 200
Craie de trottoirqté 12
Panneau de cornholeqté 2
Set de lancer d’anneauxqté 2
Corde de tir à la corde
Machine à bullesqté 6
Couvertures de pique-niqueqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Balayetteqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Autre

Trousse de premiers secours
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4
Caissesqté 12
Tapis de refroidissement portableqté 2

Conseils

Fixe la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Demande une confirmation écrite de la réservation afin d’éviter un changement de salle ou d’horaire de dernière minute.
Clôture les inscriptions suffisamment tôt pour établir une liste définitive des invités. Vérifie les coordonnées et transmets les allergies ou régimes alimentaires à la cuisine au moins quelques jours avant la journée.
Prévois l’accueil des enfants et des adultes séparément dans le planning. Répartis les encadrants de jeu et les bénévoles par créneaux, avec une relève prévue plutôt que de compter sur les mêmes personnes toute la journée.
Contrôle le mobilier et le matériel avant le montage : tables, chaises, tente, vaisselle, glacières et pains de glace. Stocke les boissons au frais à l’avance, mais achète la viande et les produits laitiers assez tard pour respecter la chaîne du froid.
Vérifie la météo et confirme un plan de repli avant la veille. Envoie aussi les informations de parking, prépare les badges nominatifs et affiche les cartes d’allergènes pour réduire les questions au moment du repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser les quantités, les allergies et le planning.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée en famille ?: Compte au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et organiser les activités. Prévois une vérification complète du matériel, des achats et de la météo pendant les 7 jours précédents.
Quand acheter les boissons, la viande et les produits laitiers ?: Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et mets les boissons au frais la veille. Achète la viande et les produits laitiers le jour précédent ou le jour même, puis conserve-les immédiatement au froid.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée en famille ?: Décide du plan de repli au moins 48 heures avant, après avoir vérifié les prévisions. Confirme qui déplace les activités, le mobilier et les tables de buffet, puis informe les invités si le lieu ou le programme change.

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