Día familiar: checklist para organizarlo sin olvidos

Un Día familiar necesita más coordinación de la que parece: hay que cerrar el lugar, controlar las inscripciones y preparar comida, juegos y voluntarios. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje y la refrigeración. Empieza con el programa y el número previsto de asistentes; después confirma dietas, horarios y responsables. Durante la última semana, dedica tiempo a las compras, el material y el plan para lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar la reserva por escrito
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Hacer la lista definitiva de invitados
Comunicar las necesidades dietéticas a cocina
Elaborar el programa de juegos
2 personas
Asignar monitores del juego
2 personas
Preparar la selección musical
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Comprobar el stock de productos no perecederos
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Guardar la carne y los lácteos en refrigeración
2 personas
Crear el menú y las tarjetas de alérgenos
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Dejar listos los premios y diplomas
Cargar las baterías
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Porcionar postres
2 personas
Preparar salsas y toppings
2 personas
Clasificar platos y cubiertos
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar las mangueras de luz
3 personas
Montar las estaciones de juego
4 personas
Montar el rincón de juegos para niños
2 personas
Montar la zona de grill y cocina
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Realizar briefing al personal
8 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Presentar el programa
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
Hacer foto de familia
2 personas
Coordinar la ronda del juego
6 personas
Acompañar a los niños
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Preparar platos a la parrilla
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir el postre
3 personas
Guiar el juego final
4 personas
Entregar premios
2 personas
Proporcionar la música
2 personas
Comprobar la iluminación
Guiar la despedida
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la parrilla
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar las luces de cuerda
3 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Guardar los materiales en seco
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillas plegablescant. 90
Mesas de cervezacant. 4
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 14
Pinzas para mesacant. 28

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Platos de postrecant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 16
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Catering

Jarras de aguacant. 10
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Etagèrescant. 4
Compras

Cocina

Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Parrillascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de aluminiocant. 12
Sartenescant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3
Guantes de hornocant. 4
Termómetro de frigoríficocant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles del menúcant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Balones de baloncestocant. 2
Voleibolcant. 2
Sets de bádmintoncant. 4
Conoscant. 30
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 10
Globos de aguacant. 200
Tiza para aceracant. 12
Tablero de cornholecant. 2
Set de lanzamiento de anillascant. 2
Cuerda para tira y afloja
Burbujascant. 6
Mantas de picniccant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 2
Fregaderoscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Escoba de manocant. 2
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Otros

Botiquín de primeros auxilios
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4
Cajonescant. 12
Alfombrilla portátil refrigerantecant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Confirma la reserva por escrito y deja anotados el horario de acceso, el montaje y las condiciones si cambia el tiempo.
No esperes al día del evento para ordenar las inscripciones. Recoge preferencias dietéticas y datos de contacto, y prepara la lista definitiva de invitados al menos 3 días antes para informar a cocina.
Asigna responsables concretos para los juegos y prepara un horario de voluntarios con turnos. Para cada actividad, deja indicado quién la dirige, a qué hora empieza y qué ocurre si falta esa persona.
Comprueba el pronóstico y confirma el plan para mal tiempo entre 48 y 24 horas antes. Una carpa plegable, mesas y sillas no sustituyen un plan claro para trasladar juegos, buffet y participantes.
Haz la compra en dos fases: revisa primero los productos no perecederos y deja los frescos para el final. Guarda bebidas, carne y lácteos en frío, con neveras portátiles y acumuladores preparados antes de que llegue la gente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y enviar las invitaciones. Cierra la lista de invitados unos 3 días antes y revisa el montaje y la comida durante las últimas 48 horas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes, sobre todo si las familias deben organizar transporte o disponibilidad. Pide las inscripciones y las necesidades dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes del evento.
¿Qué hacer si llueve durante un Día familiar?: Decide el plan alternativo entre 48 y 24 horas antes, basándote en el pronóstico. Define dónde se colocan el buffet, los juegos y los asistentes, y quién comunica el cambio a las familias y a los voluntarios.
¿Cuánta comida y bebida preparar para un Día familiar?: Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de invitados y separa las necesidades dietéticas antes de comprar. Como referencia para las bebidas, prevé 2 o 3 por persona durante la primera hora y añade agua, café y opciones sin alcohol según la duración del programa.

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