Zo organiseer je een familieconcert voor de hele familie

Begin met de datum en locatie en werk daarna in deze volgorde: programma, muzikanten, gasten en techniek. Een familieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen stoelen neerzetten: je moet rekening houden met kinderen, verschillende dieetwensen en verstaanbaar geluid. Leg het programma en de artiesteninformatie vroeg vast, zodat je weet welke microfoons, muziekbestanden en opstelling nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde en een technische test vóór de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
3
Optredende muzikanten bevestigen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Programma afdrukken
11
Artiesteninformatie delen
12
Geluidsplan maken
2 personen
13
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
22
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
23
Microfoons aansluiten
2 personen
24
Verlichting aansluiten
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Cateringbuffet inrichten
3 personen
27
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
28
Artiesten ontvangen
2 personen
29
Soundcheck uitvoeren
3 personen
30
Programma en microfoons klaarleggen
2 personen
31
Entree en ontvangst inrichten
3 personen
32
Bezoekers verwelkomen
4 personen
33
Programma's uitdelen
2 personen
34
Dranken en hapjes serveren
4 personen
35
Familieconcert presenteren
36
Podiumwissels begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes bijvullen
2 personen
39
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen
40
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

41
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
42
Meubilair terugzetten
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
49
Sleutels en apparatuur terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Podiumachtergrond
Programmahoudersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het muziekprogramma samen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zo kunnen gasten vooraf zien hoe lang het concert duurt en kun je muzikanten gericht bevestigen.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen samen en maak daarna één definitieve gastenlijst. Controleer die lijst uiterlijk een week vooraf, zodat reserveringen, hapjes en servies niet op schattingen zijn gebaseerd.
Maak het geluidsplan vóór je de actieve speakers en microfoons opbouwt. Test muziekspeler, mengpaneel, microfoonstatieven, luidsprekerstatieven en alle verlengkabels afzonderlijk; een ontbrekende stekkerdoos valt anders pas tijdens de soundcheck op.
Plan op de dag zelf eerst de podiumruimte en techniek, daarna tafels, stoelen en buffet. Sluit microfoons en verlichting aan voordat je programma's, hapjes en dranken klaarlegt, zodat kabels niet meer door het publieksgedeelte hoeven.
Regel kinderpraktische zaken vooraf: houd een vrije looproute naar de stoelen, zet afvalbakken zichtbaar neer en gebruik tafels met voldoende ruimte voor bekers en borden. Koel dranken pas nadat de garderobe, zaalopstelling en techniek gecontroleerd zijn, zodat je niet opnieuw door de ruimte hoeft te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familieconcert organiseren?: Leg datum, locatie, programma en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de gastenlijst ongeveer 7 dagen voor het concert.
Wanneer maak je een geluidsplan voor een familieconcert?: Maak het geluidsplan uiterlijk 1 week vooraf, zodra het programma en de artiesten bevestigd zijn. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en testen van speakers, microfoons en muziekbestanden.
Hoeveel stoelen en hapjes heb je nodig voor een familieconcert?: Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en zet per aangemelde gast één stoel klaar, plus enkele extra stoelen voor onverwachte bezoekers. Reken voor hapjes op ongeveer 4 tot 6 kleine porties per persoon bij een programma van maximaal 2 uur.
Wanneer moet je de drankjes koelen voor een familieconcert?: Koel water en andere dranken minimaal 3 uur voor aanvang. Zet koffie en thee pas tijdens de laatste 30 tot 45 minuten klaar, zodat ze niet afkoelen voordat het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.