Familienkonzert für die ganze Familie organisieren

Bei einem Familienkonzert müssen Programm, Technik und familienfreundlicher Ablauf gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Termin und Ort, bestätige danach die Musiker und plane das Musikprogramm so, dass Einlass, Konzert und Pause klar aufeinanderfolgen. Anschließend kümmerst du dich um Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein früher Technikcheck, ausreichend Sitzplätze und ein vorbereiteter Getränke- und Snackbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Auftretende Musiker bestätigen
4
Einladungen erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Reservierungen vornehmen
9
Endgültige Gästeliste erstellen
10
Programm drucken
11
Künstlerinformationen teilen
12
Schallkonzept erstellen
2 Personen
13
Musikdateien sammeln
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
4 Personen
18
Programme bereitlegen
2 Personen

Event

19
Location öffnen
2 Personen
20
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
22
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
23
Mikrofone anschließen
2 Personen
24
Beleuchtung anschließen
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
27
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
28
Künstler empfangen
2 Personen
29
Soundcheck durchführen
3 Personen
30
Programm und Mikrofone bereitlegen
2 Personen
31
Eingang und Empfang einrichten
3 Personen
32
Besucher begrüßen
4 Personen
33
Programme ausgeben
2 Personen
34
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
35
Familienkonzert präsentieren
36
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Snacks nachfüllen
2 Personen
39
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
40
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

41
Tonanlage abbauen
3 Personen
42
Möbel zurückstellen
4 Personen
43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Abfall sammeln
2 Personen
45
Location reinigen
4 Personen
46
Dekoration entfernen
2 Personen
47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
48
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
49
Schlüssel und Ausrüstung zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 80
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Bühnenhintergrund
ProgrammhalterAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Musikprogramm mindestens 3 Wochen vor dem Konzert fest und teile den auftretenden Musikern danach alle Informationen zu Auftritt, Ablauf und Technik gesammelt mit. So bleiben Rückfragen nicht bis zum Einlass offen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erstelle spätestens 3 Tage vorher eine endgültige Gästeliste. Plane Sitzplätze nicht nur für Erwachsene, sondern auch für Kinder und Begleitpersonen ein.
Teste Beschallungsanlage, Mikrofone, Musikplayer und Beleuchtung mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei auch jedes Verlängerungskabel und stelle die Lautsprecher so auf, dass die vorderen Reihen nicht zu laut beschallt werden.
Kühle Getränke frühzeitig und bereite Snacks vor, bevor der Einlass beginnt. Für das erste Konzertstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person rechnen; für Kinder gehören gut erreichbares Wasser und kleine Portionen dazu.
Räume den Bühnenbereich vor dem Aufbau vollständig frei und lege Programme, Geschirr und Servierutensilien getrennt bereit. Dadurch bleibt der Weg zur Bühne frei und du musst während des Einlasses nicht mehr zwischen Technik, Buffet und Garderobe wechseln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienkonzert organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Musikerbestätigung. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Familienkonzert?: Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Bühnenbereich, Beschallungsanlage, Mikrofone und Beleuchtung ein. Der Technikcheck sollte spätestens 90 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viele Sitzplätze brauche ich bei einem Familienkonzert?: Plane für jede angemeldete Person einen Sitzplatz ein und rechne bei Familien mit zusätzlichen Plätzen für Begleitpersonen. Erstelle die endgültige Gästeliste 3 Tage vorher, damit du Stühle und Tische passend aufstellen kannst.
Wann soll ich Getränke und Snacks vorbereiten?: Bereite Snacks am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vor und stelle die Getränke rechtzeitig zum Kühlen bereit. Rechne für das erste Konzertstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person.

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