Organiser un concert familial, étape par étape

Un concert familial demande plus qu’un programme musical et quelques chaises. Commencez par bloquer la date, le lieu et les artistes, puis gérez rapidement les inscriptions et les besoins alimentaires. La préparation technique mérite un plan séparé : sonorisation, micros, éclairage et fichiers musicaux doivent être testés avant l’arrivée du public. Le jour J, prévoyez du temps pour libérer la scène, installer les sièges et refroidir les boissons avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme musical
2 personnes
3
Confirmer les musiciens en spectacle
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Établir la liste définitive des invités
10
Imprimer le programme
11
Partager les informations sur les artistes
12
Établir le plan sonore
2 personnes
13
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
5 personnes
22
Installer le système de sonorisation
3 personnes
23
Brancher les microphones
2 personnes
24
Brancher l’éclairage
2 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Accueillir les artistes
2 personnes
29
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
30
Préparer le programme et les micros
2 personnes
31
Aménager l’entrée et l’accueil
3 personnes
32
Accueillir les visiteurs
4 personnes
33
Distribuer les programmes
2 personnes
34
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
35
Présenter le concert familial
36
Coordonner les changements de scène
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
39
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes
40
Ranger les restes au frais
2 personnes

Suivi

41
Démonter le matériel audio
3 personnes
42
Remettre le mobilier en place
4 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Ranger les courses restantes
2 personnes
49
Rapporter les clés et l’équipement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Fond de scène
Supports de programmeqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à main et pellesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme musical avant d’envoyer les invitations. Cela vous permet de donner des horaires fiables et de confirmer les musiciens avec suffisamment d’avance.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires dans le même formulaire. Arrêtez la liste définitive des invités au moins 5 jours avant le concert pour ajuster les achats, les tables et les chaises.
Prévoyez un responsable de la technique qui vérifie la table de mixage, les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises. Faites un essai sonore complet au moins 60 minutes avant l’arrivée des familles.
Organisez l’installation dans cet ordre : ouvrir le lieu, libérer l’espace de la scène, placer les tables et les chaises, puis brancher la sonorisation et l’éclairage. Gardez les câbles hors des passages et laissez un accès dégagé aux sorties.
Ne gardez pas les boissons et les en-cas pour la dernière minute. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant, préparez les plateaux et les programmes avant l’ouverture, puis installez les poubelles près du buffet et de la sortie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert familial ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place avant l’accueil du public. Comptez environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 45 minutes pour la sonorisation et l’éclairage, puis 30 à 45 minutes pour les tests et les derniers ajustements.
Quand envoyer les invitations pour un concert familial ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant le concert afin de confirmer les invités, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de boissons prévoir pour un concert familial ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée du concert et la présence d’enfants. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prévoyez aussi de l’eau facilement accessible.
Que faut-il tester avant l’arrivée des familles ?: Testez chaque microphone, le lecteur audio, les fichiers musicaux, la table de mixage et les projecteurs LED au moins 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et le volume depuis plusieurs rangées de chaises.

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