Checklist voor een familieconcert organiseren

Een familieconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen muzikanten en stoelen regelen. Je stemt het muziekprogramma, de gasten, techniek en catering op elkaar af, zodat kinderen en volwassenen prettig kunnen luisteren. Begin met datum en locatie, bevestig daarna de optredende muzikanten en werk toe naar een duidelijke gastenlijst. Plan de opbouw ruim vóór de inloop: geluidsinstallatie, microfoons, verlichting en podiumruimte kosten vaak meer tijd dan verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Optredende muzikanten bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Definitieve gastenlijst maken
Programma afdrukken
Artiesteninformatie delen
Geluidsplan maken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Programma en microfoons klaarleggen
2 personen
Entree en ontvangst inrichten
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Familieconcert presenteren
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Sleutels en apparatuur terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Podiumachtergrond
Programmahoudersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het geluidsplan uiterlijk één week vooraf en noteer waar de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoons en de muziekspeler komen. Test alle verlengkabels en stekkerdozen vóór de concertdag.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet de definitieve gastenlijst uiterlijk drie dagen vooraf vast. Zo weet je hoeveel hapjes, bekers, borden en besteksets klaar moeten liggen.
Plan minimaal twee uur voor de opening van de locatie. In die tijd kun je tafels en stoelen opstellen, de podiumruimte vrijmaken, verlichting aansluiten en microfoons testen.
Leg programma’s, artiesteninformatie en muziekbestanden op één vaste plek klaar. Druk de programma’s uiterlijk de dag ervoor af, zodat je op de concertdag niet meer hoeft te zoeken of printen.
Koel dranken minstens vier uur vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk vóór de opbouw. Zet buffettafels, serveerschalen en serveertangen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familieconcert organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig in de eerste 2 weken de datum, locatie en muzikanten; verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een familieconcert?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, geluidsinstallatie en verlichting. Plan nog 30 minuten extra voor een volledige soundcheck met de microfoons en muziekbestanden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familieconcert versturen?: Verstuur ze ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het concert. Maak daarna binnen 2 dagen de definitieve gastenlijst en verzamel ontbrekende dieetwensen.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een familieconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus water voor tijdens het concert. Koel de dranken minimaal 4 uur vooraf en houd extra bekers achter de hand voor de pauze.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.