Organiser un concert familial sans rien oublier
Un concert familial demande plus qu’un programme musical et quelques chaises. Il faut coordonner les artistes, les inscriptions, les besoins alimentaires, la sonorisation et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’à l’ouverture du lieu, sans laisser les branchements, les boissons ou les documents pour la dernière minute. Prévoyez aussi un responsable clairement identifié pour chaque étape le jour du concert.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Établir le programme musical
2 personnes
Confirmer les musiciens en spectacle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Établir la liste définitive des invités
Imprimer le programme
Partager les informations sur les artistes
Établir le plan sonore
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Préparer le programme et les micros
2 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Présenter le concert familial
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel audio
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rapporter les clés et l’équipement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 10
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Décoration
- Ballonsqté 80
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 10
- Fond de scène
- Supports de programmeqté 4
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à main et pellesqté 2
Sécurité
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date, le lieu et le programme musical avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez le plan sonore plusieurs jours avant le concert : testez la table de mixage, les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises sur place, plutôt que le jour même.
- Imprimez les programmes et préparez les informations sur les artistes au plus tard la veille. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les familles qui arrivent sans inscription.
- Faites les courses après avoir établi la liste définitive des invités. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’accueil et préparez les en-cas avant l’installation de la scène.
- Bloquez au moins 2 heures le jour même pour libérer l’espace scénique, installer les tables et les chaises, brancher le son et l’éclairage, puis effectuer un test complet avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un concert familial ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant le concert. Cela laisse 10 à 14 jours pour les inscriptions, les demandes alimentaires et les réservations nécessaires, puis quelques jours pour établir la liste définitive des invités.
- Combien de temps faut-il pour installer la sonorisation ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes pour installer la table de mixage, les microphones, les pieds, les haut-parleurs et les câbles. Ajoutez 30 minutes pour tester chaque microphone et le lecteur audio avant l’arrivée des familles.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Refroidissez les boissons environ 4 heures avant le début et préparez les en-cas 1 à 2 heures avant l’accueil. Gardez les produits sensibles au frais jusqu’au moment de les placer sur les tables de buffet.
- Combien de chaises prévoir pour un concert familial ?
- Prévoyez une chaise par invité inscrit, puis ajoutez environ 10 % de places de réserve. Pour 50 personnes, installez donc 55 chaises afin de gérer les inscriptions tardives et les changements de dernière minute.
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