Familiecircus organiseren: checklist en planning

Een familiecircus vraagt meer voorbereiding dan alleen een tent en een programma. Leg eerst datum, locatie, artiesten en vergunningen vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen, catering en circusmaterialen. In de laatste week controleer je het weer, de stroomvoorziening en de taakverdeling. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw, duidelijke looproutes en een programma dat op tijd kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Circusartiesten bevestigen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma afdrukken
Catering bestellen
Circusmaterialen reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Circustent opbouwen
8 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Circusvloer controleren
3 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Ingang inrichten
3 personen
Kassa en polsbandjes klaarzetten
2 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten omkleden
Publieksbegeleiding klaarzetten
4 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Eerste voorstelling begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
5 personen
Warme snacks serveren
4 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Laatste voorstelling begeleiden
5 personen
Vertrek bezoekers begeleiden
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Circustent afbreken
8 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Vermiste eigendommen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 250
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijhekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Circusvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Draagbare ventilatorenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Circusmateriaal

Jongleerkegelsaantal 12
Jongleerballenaantal 20
Circusringenaantal 12
Diabolo'saantal 8
Loopklossenaantal 8
Evenwichtsbalkenaantal 2
Circusmattenaantal 6
Pionnenaantal 20
Hoelahoepelsaantal 15

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Waarschuwingslintaantal 4
Zakjes voor polsbandjesaantal 300

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunningen en verzekeringsgegevens uiterlijk enkele weken vóór het familiecircus. Zo ontdek je op tijd of de locatie, circustent en publiekscapaciteit aan voorwaarden zijn gebonden.
Verstuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één contactlijst. Plan een laatste update uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst terrein afzetten en stroomvoorziening controleren, daarna de circustent opbouwen, verlichting ophangen en de circusvloer nalopen.
Leg programma, microfoons, luidsprekers en wegwijzers vóór de ontvangst klaar. Wijs daarnaast minstens één vrijwilliger aan voor artiestencontact en één voor vragen van bezoekers.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet hapjes, dranken, bekers en koelboxen pas klaar zodra duidelijk is hoe warm en druk het terrein wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiecircus organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het evenement en sluit aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de circusartiesten boeken?: Bevestig circusartiesten zodra datum, programma en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 weken vooraf. Controleer 1 week voor het evenement opnieuw de aankomsttijd, contactgegevens en benodigde materialen.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een familiecircus?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Houd extra water apart voor artiesten, vrijwilligers en warm weer; koel de dranken uiterlijk de ochtend van het evenement.
Wanneer moet ik de circustent en het terrein opbouwen?: Plan de opbouw minimaal 3 tot 4 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Reserveer daarna nog 30 minuten voor controle van de circusvloer, stoelen, verlichting, geluidsapparatuur en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.