Organiser un cirque familial sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les artistes avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi les autorisations et les informations d’assurance plusieurs semaines à l’avance.
• Traitez les inscriptions au fur et à mesure et notez les besoins alimentaires dans une liste séparée. Prévoyez un contact joignable le jour J pour les changements de dernière minute.
• Répartissez les bénévoles avant la semaine de l’événement, avec un responsable pour l’accueil, un autre pour le montage et un autre pour le catering. Une liste de contacts imprimée évite de dépendre d’un seul téléphone.
• Regardez les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Le vent, la pluie ou la chaleur peuvent modifier le montage du chapiteau, le balisage, les ventilateurs et l’organisation des files.
• Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée du public et préparez les en-cas avant le montage final. Vérifiez ensuite le sol du cirque, l’alimentation électrique, l’éclairage et la disposition des chaises avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cirque familial ?

Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, les autorisations, l’assurance, le catering, le matériel et les inscriptions.

Quand faut-il envoyer les invitations pour un cirque familial ?

Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.

Quand vérifier la météo pour un cirque familial en extérieur ?

Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Utilisez ces informations pour ajuster le chapiteau, le balisage, les ventilateurs et les zones d’attente.

Quand installer le chapiteau et les chaises ?

Montez le chapiteau avant l’installation des chaises et du matériel de cirque, généralement le jour précédent ou plusieurs heures avant l’accueil. Contrôlez ensuite le sol, l’électricité, l’éclairage et les accès avant l’arrivée des familles.

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