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Familienzirkus organisieren: die komplette Checkliste

Ein Familienzirkus braucht mehr als ein Zirkuszelt und ein paar Mitmachstationen. Du musst Artisten bestätigen, Genehmigungen und Versicherung prüfen, Anmeldungen sowie Ernährungswünsche erfassen und den Ablauf für Gäste, Helfer und Technik festlegen. Kurz vor Beginn entscheiden Wetter, Strom, Absperrungen und ein trockener Zirkusboden darüber, ob alles reibungslos läuft. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Zirkusartisten bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm drucken

  • Catering bestellen

  • Zirkusmaterialien reservieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Zirkuszelt aufbauen

    8 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Zirkusboden prüfen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Eingang gestalten

    3 Personen

  • Kasse und Armbänder bereitstellen

    2 Personen

  • Cateringtische aufstellen

    3 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler zum Umziehen schicken

  • Publikumsbetreuung aufstellen

    4 Personen

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Erste Vorstellung begleiten

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    5 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    5 Personen

  • Warme Snacks servieren

    4 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Letzte Vorstellung begleiten

    5 Personen

  • Abreise der Besucher begleiten

    4 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    5 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Zirkuszelt abbauen

    8 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 250
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Mehrweg-TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

  • ZirkusfahnenAnz. 20
  • BallonsAnz. 300
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • Tragbare VentilatorenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Zirkusmaterial

  • JonglierkeulenAnz. 12
  • JonglierbälleAnz. 20
  • ZirkusringeAnz. 12
  • DiabolosAnz. 8
  • HochstelzenAnz. 8
  • BalancierbalkenAnz. 2
  • ZirkusmattenAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • Hula-Hoop-ReifenAnz. 15

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • WarnbandAnz. 4
  • Beutel für ArmbänderAnz. 300

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Zirkusartisten und das Programm frühzeitig und verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort und Anfangszeit feststehen. So vermeidest du spätere Korrekturen bei Anmeldungen und Parkinformationen.
  • Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten mehrere Wochen vor dem Familienzirkus. Für ein Zelt, Absperrgitter, Stromanschlüsse oder eine öffentliche Fläche können zusätzliche Nachweise erforderlich sein.
  • Plane Getränke und Snacks nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Stelle Kühlboxen bereit und kühle die Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig.
  • Teile Helfer festen Aufgaben und Zeitfenstern zu: Zeltaufbau, Absperrung, Technik, Einlass und Aufräumen brauchen unterschiedliche Personen. Eine Kontaktliste mit Mobilnummern verhindert, dass am Tag selbst alle Fragen bei einer Person landen.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Gelände, Stromversorgung, Beleuchtung und Zirkusboden, bevor Stühle und Material verteilt werden. Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Morgen erneut und halte Taschenlampen sowie tragbare Ventilatoren griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Familienzirkus organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Artisten, Genehmigungen, Versicherung, Einladungen und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Was muss eine Woche vor dem Familienzirkus erledigt sein?
Eine Woche vorher sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkinformationen, Helferplan, Kontaktliste und Catering feststehen. Prüfe außerdem, ob Zirkusmaterialien, Technik und Absperrungen vollständig reserviert sind.
Wie viele Getränke braucht man für einen Familienzirkus?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einplanen und die Getränke in mehreren Kühlboxen bereithalten.
Wann baut man das Zirkuszelt und die Technik auf?
Plane den Zeltaufbau und die Geländesicherung mehrere Stunden vor dem Einlass ein. Strom, Lautsprecher, Funkmikrofone, Beleuchtung und Mikrofonständer sollten vor dem Aufstellen der Stühle getestet werden.

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