Fakkeloptocht organiseren: complete checklist
Een fakkeloptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels uitdelen. Je regelt een veilige route, meldingen, verkeersbegeleiding en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Daarnaast moeten fakkels, blusmiddelen, verlichting en een EHBO-punt op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te plannen, van route en aanmeldingen tot registratie, vertrek en de ontvangst na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route vastleggen
2 personen
Benodigde meldingen doen
Startlocatie reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verzekering controleren
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Route aan omwonenden melden
Fakkels en materialen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fakkels controleren
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Event
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Fakkels uitdelen
4 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fakkels veilig aansteken
5 personen
Groep opstellen
4 personen
Optocht begeleiden
12 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Fakkels doven en inzamelen
5 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Materialen afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen veilig opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Verlichting
- Fakkelsaantal 130
- Fakkelhoudersaantal 130
- Reservefakkelsaantal 15
- Windlichtenaantal 12
- LED-lichtslingersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Partytentenaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- Emmers met bluswateraantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Reflecterende hesjesaantal 14
- Werkhandschoenenaantal 20
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Spandoekenaantal 3
- Tafeldecoratieaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf vast en meld die bij omwonenden. Controleer daarna of routeborden, afzettingen en verkeersbegeleiders op alle kruisingen zijn ingepland.
- Plan per 10 tot 15 deelnemers minimaal één begeleider bij de groep en wijs daarnaast afzonderlijke mensen aan voor verkeersbegeleiding en EHBO. Geef alle coördinatoren een portofoon of duidelijke telefoonafspraken.
- Bestel naast één fakkel per deelnemer minimaal 10% reservefakkels. Controleer de fakkels vóór de start op beschadigingen en zet emmers met bluswater, brandblussers en werkhandschoenen op vaste punten klaar.
- Richt de registratietafel minstens 45 minuten voor vertrek in. Leg deelnemersinformatie, routeborden en eventuele dieetgegevens bij de hand, zodat aanmelden niet tegelijk met het uitdelen van fakkels hoeft te gebeuren.
- Plan na de optocht tijd voor warme dranken en hapjes. Zet koffie en thee ongeveer 20 minuten vóór aankomst klaar en gebruik koelboxen of ijscontainers voor dranken die koud moeten blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel reservefakkels heb ik nodig voor een fakkeloptocht?
- Reken op minimaal 10% reserve boven op het aantal aangemelde deelnemers. Bij 80 deelnemers leg je dus minstens 88 fakkels klaar, zodat je beschadigde of niet-brandende fakkels kunt vervangen.
- Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeloptocht melden?
- Controleer de lokale termijn voor meldingen en vergunningen direct zodra de route vastligt, bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de optocht. Een routewijziging kan opnieuw overleg met de gemeente of omwonenden nodig maken.
- Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een fakkeloptocht?
- Plan naast een hoofdcoördinator minimaal één groepsbegeleider per 10 tot 15 deelnemers. Voeg aparte bezetting toe voor verkeersbegeleiding, registratie en EHBO; die taken kun je niet betrouwbaar combineren tijdens het lopen.
- Wanneer moet ik de fakkels en veiligheidsmaterialen controleren?
- Controleer de voorraad 1 tot 2 dagen vóór de optocht en doe op de dag zelf een tweede controle. Leg vóór de start ook brandblussers, emmers met bluswater, EHBO-koffers en reflecterende hesjes op hun aangewezen plek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!